Personen-Kennzeichen - GS Admin
Kennzeichen in Phoenix
In Phoenix werden Kennzeichen als spezifische Merkmale definiert, die vom GS-Admin (Geschäftsstellen-Administrator) für Personen festgelegt werden. Diese Kennzeichen dienen dazu, bestimmte Nachweise, Lizenzen oder Dokumente zu verwalten, die erforderlich sind, um am Sportbetrieb teilzunehmen oder eine bestimmte Funktion innerhalb des Verbands auszuüben.
Funktion und Bedeutung der Kennzeichen
Die Kennzeichen helfen dabei, sicherzustellen, dass die Personen die notwendigen Voraussetzungen erfüllen, wie beispielsweise das Vorlegen eines Trainerzertifikats, eines Schiedsrichternachweises oder anderer relevanter Qualifikationen.
Verfahrensweise und Verwaltung
Jedes Kennzeichen ist mit einer bestimmten Verfahrensweise verknüpft, die festlegt, wie diese Nachweise oder Dokumente angefordert, geprüft und verwaltet werden. Dadurch wird ein reibungsloser Ablauf gewährleistet und sichergestellt, dass alle beteiligten Personen die erforderlichen Qualifikationen vorweisen können, um am Sportbetrieb teilzunehmen oder spezifische Aufgaben und Funktionen zu übernehmen.
Hinterlegte Kennzeichen in Phoenix
In der Abbildung sind bereits verschiedene Kennzeichen hinterlegt, die zur Verwaltung von Nachweisen, Lizenzen oder Dokumenten für Personen in Phoenix genutzt werden. Diese Kennzeichen können vom GS-Admin individuell angepasst werden, um sicherzustellen, dass die Anforderungen an den Sportbetrieb oder bestimmte Funktionen erfüllt werden.
Anleitung zum Anlegen und Organisieren von Kennzeichen
In den folgenden Anweisungen wird detailliert beschrieben, wie Sie selbst solche Kennzeichen anlegen und organisieren können. Sie erfahren Schritt für Schritt, wie neue Kennzeichen definiert, die erforderlichen Informationen zugeordnet und die entsprechende Verfahrensweise festgelegt wird.
Vorteile der individuellen Kennzeichenverwaltung
Dies ermöglicht es Ihnen, eigene Kennzeichen zu erstellen, die auf die speziellen Anforderungen Ihres Verbands oder Ihrer Sportart zugeschnitten sind. So können Sie den Verwaltungsaufwand reduzieren und sicherstellen, dass alle nötigen Nachweise und Dokumente strukturiert erfasst und überprüft werden.
Um ein neues Kennzeichen in Phoenix anzulegen, klicken Sie auf den Plus-Button (A).
Anlegen eines neuen Kennzeichens
Nachdem Sie den Plus-Button (A) angeklickt haben, um ein neues Kennzeichen anzulegen, tragen Sie die Bezeichnung des neuen Kennzeichens in das Feld Bezeichnungen (B) ein. In diesem Feld geben Sie den Namen des Kennzeichens ein, der das Merkmal oder den Nachweis klar und verständlich beschreibt. Zum Beispiel könnte dies „Trainerlizenz A“oder „Erste-Hilfe-Nachweis“ sein, je nachdem, welche Qualifikation oder welches Dokument durch das Kennzeichen erfasst werden soll
Auswahl der Ebene für das Kennzeichen
Nachdem Sie die Bezeichnung des neuen Kennzeichens eingetragen haben, wählen Sie nun die Ebene ( B ), in der das Kennzeichen gelten soll. Diese Ebene bestimmt, auf welcher organisatorischen oder strukturellen Stufe das Kennzeichen angewendet wird. Sie können beispielsweise auswählen, ob das Kennzeichen auf Vereinsebene, Verbandsebene oder für eine bestimmte Gruppe von Personen gelten soll.
Durch die Auswahl der richtigen Ebene stellen Sie sicher, dass das Kennzeichen nur für die entsprechenden Personen oder Organisationseinheiten relevant ist, die das Merkmal benötigen.
Beispielhafte Auswahl der Ebene „Verband“
Beispielhaft wurde hier die Ebene „Verband“ gewählt. Dadurch öffnet sich unter Funktion (4) ein Dropdown-Menü, in dem alle im Verband hinterlegten Funktionen aufgelistet sind. Diese Funktionen helfen Ihnen, das Kennzeichen spezifisch den jeweiligen Positionen oder Rollen innerhalb des Verbands zuzuordnen.
Sie haben die Möglichkeit, die gewünschte Funktion auszuwählen, wodurch das Kennzeichen an die spezifischen Anforderungen dieser Funktion gebunden wird. Diese Zuordnung können Sie unter Funktionen organisieren und verwalten, um eine klare Struktur und Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Sollten Sie stattdessen eine andere Auswahl treffen, beispielsweise „Verein“ oder „Person“, wird dieselbe Vorgehensweise angewendet: Ein entsprechendes Dropdown-Menü öffnet sich, und Sie können die relevanten Funktionen oder Merkmale für diese Auswahl festlegen. Dies ermöglicht Ihnen, flexibel auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Strukturen Ihres Verbands oder Ihrer Sportorganisation einzugehen.
Hinzufügen eines weiteren Funktionskreises zum Kennzeichen
Wenn Sie zu demselben Kennzeichen einen weiteren Funktionskreis hinzufügen möchten, klicken Sie erneut auf den Plus-Button (D). Dadurch haben Sie die Möglichkeit, eine zusätzliche Funktion für das bereits angelegte Kennzeichen hinzuzufügen..
Entfernen von Funktionen aus einem Kennzeichen
Falls Sie vorher festgelegte Funktionen entfernen möchten, können Sie dies tun, indem Sie auf den roten Lösch-Button (E) klicken. Dieser Button ermöglicht es Ihnen, eine nicht mehr benötigte Funktion zu löschen, sodass nur die relevanten Funktionen für das Kennzeichen bestehen bleiben. Auf diese Weise behalten Sie die Übersichtlichkeit und stellen sicher, dass nur die notwendigen Verknüpfungen zwischen Kennzeichen und Funktionen bestehen.
Anzeige und Pflege im Personenaccount
In den Feldern Anzeige und Pflege Personenaccount (F) legen Sie fest, dass die Kennzeichen in den Personenaccounts der oben festgelegten Funktionen sichtbar und bearbeitbar sind. Das bedeutet, dass die Mitglieder, die in den entsprechenden Funktionen registriert sind, die Möglichkeit haben, ihre vorhandenen Nachweise oder Dokumente zu löschen, zu ersetzen oder anderweitig zu verändern.
Diese Funktionalität fördert die Selbstverwaltung und stellt sicher, dass die Personen jederzeit Zugang zu ihren Dokumenten haben, um diese aktuell zu halten. Zudem werden Sie über jede Veränderung an einem Sollkennzeichen informiert. Diese Informationen erhalten Sie sowohl über die Wiedervorlage Übersicht als auch über das auf dem Dashboard vorhandene Feld Warnungen – Wiedervorlagen. So behalten Sie den Überblick über alle Änderungen und können sicherstellen, dass alle erforderlichen Nachweise rechtzeitig aktualisiert werden.
estlegung des Gültigkeitsdatums
Mit dem Feld Gültig bis (8) legen Sie fest, dass beim Hochladen des entsprechenden Kennzeichens ein Datum eingegeben werden muss, das angibt, wann die Gültigkeit des Kennzeichens abläuft. Dieses Datum ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Nachweise und Lizenzen regelmäßig überprüft und gegebenenfalls erneuert werden..
Verknüpfung zwischen Datei-Löschung und Kennzeichen
Durch das Setzen des Hakens bei „Ist Kennzeichen beim Löschen der Datei“ (H) wird festgelegt, dass beim Löschen der Datei oder des Dokuments, das mit dem Kennzeichen verknüpft ist, der Haken bei „Ist-Zuordnung“ (I) für die betreffende Person ebenfalls entfernt wird. Dies bedeutet, dass die Verbindung zwischen dem Kennzeichen und dem Benutzer aufgehoben wird, sobald das zugehörige Dokument gelöscht wird.
Wichtiger Hinweis zur Benachrichtigung bei Dokumentenlöschung
Wichtig zu beachten ist, dass keine Information über diese Aktion an den GS-Admin (Geschäftsstellen-Administrator) erfolgt. Das bedeutet, dass der GS-Admin keine Benachrichtigung erhält, wenn ein Dokument gelöscht und dadurch die Zuordnung des Kennzeichens entfernt wird. Es liegt somit in der Verantwortung der Benutzer, ihre Dokumente und Nachweise eigenständig zu verwalten, da keine automatische Informationsweitergabe stattfindet.
Such- und Exportfunktion
Beim Suchen und Exportieren werden nur die Daten exportiert, die aktuell aufgelistet sind. Standardmäßig werden immer 25 Ergebnisse pro Seite angezeigt.
Wenn Sie alle Datensätze suchen oder in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, tragen Sie in das Feld, in dem die Zahl „25“ steht (zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, zum Beispiel „500“. Bestätigen Sie die Eingabe mit Enter oder durch Klicken auf das Lupen-Symbol und führen Sie anschließend den Export durch.