Personen-Verteiler an Gremien - GS Admin

Das Modul „Gremium“ in Phönix II ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von Gremien, wie z. B. Vorständen, Ausschüssen oder anderen organisatorischen Einheiten innerhalb eines Sportverbandes.

Funktionen im Überblick

• Anlegen neuer Gremien
  Erstellen Sie verschiedene Gremien passend zur Struktur Ihres Verbandes.

• Verwaltung der Mitglieder
  Pflegen Sie Kontaktdaten und Funktionen der Gremienmitglieder zentral und aktuell.

• Zuständigkeiten organisieren
  Weisen Sie Funktionen zu und definieren Sie klare Zuständigkeitsbereiche.

• Zentrale Datenspeicherung
  Alle relevanten Informationen sind übersichtlich an einem Ort gebündelt.

• Datenexport in Excel
  Exportieren Sie Mitgliederlisten und Gremieninformationen zur Weiterverarbeitung oder Dokumentation.

Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung und Pflege von Gremien sowie zum Datenexport finden Sie unter dem Eintrag „Gremium“.

Modul: Verteiler an Gremium

Das ergänzende Modul „Verteiler an Gremium“ erweitert die Funktionalitäten des Gremienmoduls um eine leistungsstarke Kommunikationsfunktion.

Erweiterte Funktionen

• Direktversand an Gremienmitglieder
  Versenden Sie Nachrichten, Berichte oder Dokumente gezielt an alle oder ausgewählte Mitglieder eines Gremiums.

• Excel-Tabellen erstellen
  Generieren Sie Übersichten über alle relevanten Daten der Mitglieder – ideal für interne Auswertungen, Protokolle oder Berichte.

• Zentrale Kommunikation
  Ermöglicht eine strukturierte und nachvollziehbare Informationsweitergabe innerhalb des Verbandes.

Die Anleitung zur Nutzung des Moduls „Verteiler an Gremium“ finden Sie ebenfalls im Bereich „Gremium“ über den bereitgestellten Link.

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Auswahl der organisatorischen Ebene

In diesem Modul haben Sie zunächst die Möglichkeit, über das Drop-down-Menü „Auswahl der Ebene“ die gewünschte organisatorische Ebene auszuwählen.

So legen Sie fest, ob der Versand an Funktionsträger auf Verbands-, Kreis- oder Vereinsebene erfolgen soll.

Diese Auswahl ist der erste Schritt, bevor Sie mit dem eigentlichen Versandprozess fortfahren. Sie stellt sicher, dass die Dateien gezielt an die richtigen Empfänger innerhalb der Organisationsstruktur weitergeleitet werden.

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Flexible Auswahl von Ebenen und Verbänden

Das Modul ermöglicht eine flexible Auswahl aller Ebenen innerhalb Ihres Verbandes.

Sie haben die Möglichkeit, entweder:

• eine Datei an alle Gremien im gesamten Verband zu senden
  oder

• gezielt bestimmte Gremien auszuwählen, um spezifische Informationen abzurufen oder gezielt zu kommunizieren.

Diese Flexibilität erlaubt es Ihnen, adressgenau und effizient mit Gremien auf Verbands-, Kreis- oder Vereinsebene zu arbeiten – sei es für den Versand von Dateien oder für die Abfrage relevanter Daten.

Option: Einschränkung auf spezifische Verbände

Über die Funktion „Einschränkung auf“ können Sie die Suche gezielt auf einen oder mehrere spezifische Verbändeeingrenzen.

Vorteile dieser Funktion:

• Gezielte Datensuche innerhalb bestimmter Organisationseinheiten

• Präzise Ergebnisausgabe, zugeschnitten auf Ihre Anforderungen

• Reduzierung irrelevanter Daten bei Abfragen oder Exporten

Diese Option hilft Ihnen, effizienter mit umfangreichen Datenbeständen umzugehen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

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Gewünschte Ausgabe der Personendaten
Die Funktion „Gewünschte Ausgabe“ ermöglicht Ihnen die flexible Auswahl und Anzeige der Daten aller Personen, die im Verteilerkreis enthalten sind. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Ausgabeformate zu wählen, wie beispielsweise den Export der Daten im Excel-Format oder die Erstellung einer Geburtstagsliste. Nach der Auswahl des passenden Formats können Sie die gewünschten Informationen gezielt exportieren.

Datei versenden an Verteilerkreis
Mit der Funktion „Datei versenden“ können Sie Dateien direkt an alle Personen im Verteilerkreis senden. Dabei besteht die Möglichkeit, wichtige Dokumente oder andere Dateien schnell und unkompliziert an alle Mitglieder weiterzuleiten. Diese Funktion erleichtert die Kommunikation und den Austausch relevanter Informationen innerhalb des Verteilerkreises.

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Filteroption für den E-Mail-Versand
Wählen Sie dazu zunächst den Filter aus. Hier haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob die Nachricht an Personen mit oder ohne E-Mail-Adresse im Verteilerkreis gesendet werden soll. Diese Filteroption erleichtert es Ihnen, gezielt nur die Personen auszuwählen, die für den E-Mail-Versand relevant sind.

Datei auswählen und Versand auslösen
Über die Funktion „Datei auswählen“ können Sie eine Datei direkt von Ihrem Rechner hochladen. Nach dem Hochladen haben Sie die Möglichkeit, eine Beschreibung der Datei hinzuzufügen, um den Empfängern zusätzliche Informationen zu geben. Sobald Sie die Datei und die Beschreibung bereitgestellt haben, können Sie den Versand über den Button „Ausgabe“ auslösen.

Benachrichtigung und Zugriff der Empfänger
Die Personen in Ihrem Verteilerkreis erhalten eine E-Mail, die sie darauf hinweist, dass eine neue Datei in ihrem Postfach verfügbar ist. Die Empfänger können diese Datei anschließend in ihrem Postfach einsehen und bei Bedarf herunterladen.