12.8.3 Einsatzplanung erstellen
- Sven Wolter
- Jan Pollok
Die Einsatzplanung selbst wird für jede Veranstaltung erstellt. Nach dem Anklicken einer Veranstaltung, gelangt man über den Reiter “Einsatzplanung” direkt zur Einsatzplanung der jeweiligen Veranstaltung. Das Erste, was sich hier öffnet, ist der Personal-Pool:
Personal
Um eine Veranstaltung besser planen zu können, ist es wichtig zu wissen, wer in dem jeweiligen Zeitraum zur Verfügung steht, um eine Position einzunehmen. Daher gibt es den Personal Pool. Im Grunde ist der Personal Pool dafür vorgesehen, um mehr Personen abzufragen als gebraucht werden. Die Personen sehen dann in ihren Einladungen, dass sie „lediglich“ zur Veranstaltung angefragt wurden, aber noch keine genaue Position haben.
Um Personen in den Personal Pool einzuladen, wird der linke Button mit dem Plus benutzt. In dem sich öffnenden Fenster können dann einzelne Personen via ihren Namen gesucht und in den Pool eingeladen werden. Optional ist es möglich mit Filtern, eine Personengruppe zu definieren und diese dann mit einem Knopfdruck gesamtheitlichin den Pool zu holen.
Wenn man nun alle gewünschten Personen in dem Personal Pool der Veranstaltung hat, kann man über den blauen Mail-Button eine Einladung an alle Personen verschicken, welche noch keine Einladung erhalten haben. Natürlich kann man auch nur an einzelne Personen eine direkte Einladung verschicken. Dazu hat man dann im Feld Mailtext auch die Option den Text, welcher in der E-Mail steht, auszuwählen (Neue Mailtexte können in den Veranstaltungseinstellungen definiert werden:
12.8.2 Einstellungen einer Einsatzplanung).
Tagesansicht
Je nachdem wie viele Tage eine Veranstaltung planmäßig geht, werden von der Einsatzplanung automatisch entsprechend viele Tage erstellt. Die Einzelheiten der Veranstaltungstage können bei den Einstellungen, unter den Zeiteinheiten, weiter bearbeitet werden: 12.8.2 Einstellungen einer Einsatzplanung.
Unter jedem Tag hat man nun die möglichkeit Positionen einzufügen, in welche später die Personen eingeteilt werden. Da das immer wieder neu anlegen von jeder einzelnen Position für jede Veranstaltung sehr viel Zeit in anspruch nimmt, gibt es hierfür auch Vorlagen welche entweder manuell eingefügt, oder automatisch plaziert werden können. Mehr informationen hierzu und wie man Vorlagen erstellt unter: 12.8.1 Positionen anlegen / Position Vorlagen erstellen.
Hat man nun alle seine gewünschten bzw. erforderlichen Positionen eingefügt und Personen im Personal Pool eingeladen, welche am besten noch zugesagt haben, kann man nun mit der eigentlichen Einsatzplanung beginnen. Zuallererst muss der Schieberegler oben rechts auf die andere Seite, also von rechts nach links, verschoben werden, um die Bearbeitung der Positionen zu beenden und um mit der Zuteilung des Personals beginnen zu können.
Mit dem blauen Button auf der ganz rechten Seite von jeder Position können nun Personen den Positionen zugeordnet werden.
Beim Klicken auf den “Position besetzen”-Button öffnet sich ein Pop-up Fenster. In diesem Fenster kann man nun eine Person im System suchen, welche die jeweilige Position einnehmen soll. Wurden zuvor Personen in den Personal Pool hinzugefügt, erscheinen diese, zusammen mit ihrem Status, ganz oben. Je nachdem wie die jeweilige Vorlage bzw. die Positionen angelegtwurden, benötigt das Personal bestimmte Eigenschaften, um überhaupt für die jeweilige Position infrage zu kommen. Beim Klick auf den “Position besetzen”-Button werden diese Voraussetzungen automatisch in den Filter eingetragen. Durch Drücken auf das X neben jedem Filterparameter können diese Filter manuell auch wieder entfernt werden.
Auf der rechten Seite neben jeder Person befindet sich ein Zuweisungs-Button. Mit ihm kann die jeweilige Person nun mit einem Knopfdruck der Position zugeordnet werden. Möchte man mehrere Personen nacheinander hinzufügen, kann man den Zuweisungs-Button mit dem Plus benutzen, der sich noch weiter rechts neben dem eigentlichen Zuweisungs-Button befindet, um nach der Zuweisung direkt anschließend eine weitere Person für die Position nach der letzten zuzuordnen. Hierfür wird der Filter direkt live aktualisiert, um schneller bei der Einsatzplanung voranzukommen.
Sowohl im Personal-Pool als auch in der Tagesansich, ist es möglich einzusehen (falls in den Einstellungen eine Unterkunkft zur verfügung gestellt wurde) wer ein Hotelzimmer buchen will und wer nicht. Neben der Information ob Einzel- oder Doppelzimmer, kann von jeder Person in der Rückmeldung zur Einladung der Veranstaltung festgehalten werden, von wann bis wann ein Zimmer benötigt wird und ob es einen Wunschzimmerpartner gibt (weitere Informationen zur Sicht des eingeladenen Personals: 12.8.4 Was man als Personal wissen muss).
Da man allerdings mit den einzelnen Informationen nur wenig anfangen kann, ist es möglich, unter der Veranstaltung im Reiter "Hotel" eine komplette Liste aller Zimmerbelegungen als PDF auszugeben und direkt an das zuständige Hotel zu schicken, um die erforderlichen Zimmer dort direkt buchen zu können.