4.19 Funktionen- GS Admin

Das Modul Funktionen dient der Verwaltung und Pflege von Funktionen, die in verschiedenen Bereichen der Software Personen zugeordnet werden können. Je nach Benutzerrolle, mit der sich ein Nutzer anmeldet, werden dabei unterschiedliche Module oder Funktionen angezeigt. Hier ein Überblick über die Funktionsweise des Moduls:

Beschreibung des Moduls "Funktionen":

Funktionalität: Das Modul ermöglicht es Benutzern, alle Funktionen zu pflegen, die an unterschiedlichen Stellen im System einer Person zugeordnet werden können. Diese Funktionen können bestimmte Aufgaben, Rollen oder Zuständigkeiten repräsentieren, die eine Person im System übernimmt.
Suchfunktionen: In der Übersicht des Moduls hat der Benutzer die Möglichkeit, nach spezifischen Funktionen zu suchen. Dabei stehen unterschiedliche Suchkriterien zur Verfügung, wie z. B.:
- Name der Funktion
- Funktionskategorie
- Zugehörige Personen oder Gruppen
Bearbeitung und Verwaltung: Benutzer können im Modul Funktionen bearbeiten, hinzufügen oder entfernen. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Rollen und Aufgabenverteilungen innerhalb des Systems.
Benutzerabhängige Module: Abhängig von der Rolle, mit der sich ein Benutzer anmeldet (z. B. Administrator, Manager, Nutzer), werden unterschiedliche Module angezeigt, die den jeweiligen Berechtigungen und Aufgaben entsprechen. So haben beispielsweise Administratoren erweiterte Rechte, während normale Benutzer nur auf bestimmte, für sie relevante Funktionen zugreifen können.

Das Modul Funktionen dient somit als zentrale Stelle, um die Aufgabenverteilung und Zuständigkeiten innerhalb von Phoenix II effektiv zu organisieren und zu steuern.

Im Modul Funktionen haben Benutzer die Möglichkeit, mit Hilfe umfassender Filterfunktionen (1) gezielt nach bestimmten Funktionen zu suchen und diese effizient zu verwalten. Dabei können sie die Anzeige der Funktionen nach mehreren Kriterien eingrenzen. Eine wichtige Filtermöglichkeit bietet die Auswahl nach der Funktionsebene, wodurch die Funktionen je nach ihrer Zugehörigkeit zu einer Organisationsebene wie Verband oder Verein angezeigt werden. Das erleichtert die Zuordnung und Verwaltung von Funktionen innerhalb komplexer Strukturen.

Darüber hinaus ermöglicht der Filter nach dem Status der Funktion eine Unterscheidung zwischen aktiven und inaktiven Funktionen, sodass Benutzer sich entweder auf aktive Funktionen konzentrieren oder inaktive Funktionen zur Bearbeitung anzeigen lassen können. Ein weiteres Kriterium ist die Geschlechterbezeichnung der Funktion, was eine gezielte Suche nach Bezeichnungen, die z. B. männlich, weiblich oder divers sind, erleichtert.

Neben diesen Möglichkeiten bietet das Modul auch Filteroptionen zur Sichtbarkeit der Funktionen, indem festgelegt werden kann, ob eine Funktion im Internet oder nur im Vereinsaccount angezeigt wird. Diese Funktion hilft, die externe und interne Darstellung der Organisation genau zu steuern. Schließlich bietet das Modul auch die Möglichkeit, die angezeigten Funktionen entweder alphabetisch nach Namen oder entsprechend ihrer Hierarchie innerhalb der Organisation zu sortieren, was die Übersichtlichkeit weiter verbessert.

Die Bearbeitung einer bereits hinterlegten Funktion im Modul erfolgt über die Icons. Um eine Funktion zu bearbeiten, muss der Benutzer zunächst die gewünschte Funktion markieren, indem er das Kreis-Icon neben der Funktion auswählt. Sobald die Funktion markiert ist, kann über das Stift-Icon die Bearbeitungsansicht geöffnet werden. Hier können alle relevanten Änderungen an der Funktion vorgenommen werden, wie etwa die Anpassung der Bezeichnungen, Zuständigkeiten oder weiteren Details.

Falls die Funktion nicht mehr benötigt wird, kann sie auch gelöscht werden. Dies geschieht über das rote Kreuz-Icon, welches die Funktion nach einer Bestätigung unwiderruflich aus dem System entfernt. Durch diese klar strukturierten Icons wird eine intuitive und einfache Verwaltung der Funktionen ermöglicht, wobei alle wichtigen Aktionen direkt über die Symbole zugänglich sind.

Bearbeitung einer vorhanden Funktion - Funktion bearbeiten

Nachdem Sie das Stift-Icon betätigt haben, öffnet sich das Bearbeitungsfenster der ausgewählten Funktion. Dieses Fenster bietet Ihnen die Möglichkeit, detaillierte Anpassungen vorzunehmen. Am Beispiel der Funktion Vereinsaccount Plus wird der Bearbeitungsprozess im Folgenden beschrieben.

Im Bearbeitungsfenster, das sich nach Betätigung des Stift-Icons öffnet, sehen Sie in der Kopfzeile den Titel „Funktion Bearbeiten“ sowie die spezifische Funktion, die Sie zur Bearbeitung ausgewählt haben. Dadurch wissen Sie direkt, welche Funktion Sie gerade anpassen.

Unter dem Reiter „Allgemein“ finden Sie verschiedene wichtige Felder, die zur Verwaltung der Funktion dienen. Eines der zentralen Felder ist „Ebene“, in dem die Bezeichnung der Organisationsebene angezeigt wird, der die Funktion zugeordnet ist. Diese Ebene könnte beispielsweise ein Verein, ein Verband oder eine andere Organisationseinheit sein, in der die Funktion „Vereinsaccount Plus“ ausgeübt wird.

Ein weiteres relevantes Feld unter dem Reiter „Allgemein“ ist die „Anzahl der Funktionen“, welche angibt, wie viele Personen oder Funktionsträger diese Funktion in der ausgewählten Ebene innehaben können. Dieser Wert kann flexibel angepasst werden. Wenn Sie den Wert „0“ eintragen, bedeutet dies, dass es keine Begrenzung für die Anzahl der Personen gibt, die diese Funktion übernehmen können. Das ist nützlich für Funktionen, die unbegrenzt vielen Mitgliedern oder Nutzern zugewiesen werden können, wie es zum Beispiel bei allgemeinen administrativen Rollen häufig der Fall ist.

Sollte die Anzahl der Funktionsträger jedoch begrenzt sein, können Sie eine genaue Zahl eintragen, z. B. „1“, „2“ oder eine andere Anzahl. Diese Zahl legt fest, wie viele Personen die Funktion maximal ausüben dürfen. Wenn Sie beispielsweise „2“ eingeben, können genau zwei Personen diese Funktion auf der angegebenen Ebene ausführen. Dies ist besonders hilfreich, wenn eine Funktion nur an eine begrenzte Anzahl von Personen delegiert werden soll, etwa bei Vorstandspositionen oder speziellen Rollen innerhalb einer Organisation.

Im Bearbeitungsfenster unter dem Reiter „Allgemein“ gibt es auch die Felder „Bezeichnung Männlich/Weiblich“, die es Ihnen ermöglichen, die Funktionsbezeichnung geschlechterspezifisch anzupassen. So können Sie für eine Funktion sowohl eine männliche als auch eine weibliche Bezeichnung festlegen. Das ist besonders nützlich, wenn Funktionen in der Organisation für beide Geschlechter unterschiedlich benannt werden sollen, z. B. „Vorsitzender“ für Männer und „Vorsitzende“ für Frauen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass die Funktionsbezeichnung an die jeweilige Person und deren Geschlecht angepasst wird, was zu einer präziseren und inklusiveren Darstellung beiträgt.

Zusätzlich dazu gibt es das Feld „Bezeichnung kurz“, in dem Sie eine Kurzbezeichnung für die Funktion hinterlegen können.

Im Bearbeitungsfenster der Funktion finden sich mehrere wichtige Einstellungsfelder, die es Ihnen ermöglichen, die Nutzung und Sichtbarkeit der Funktion in verschiedenen Bereichen zu steuern.

Über das Feld „Aktiv“ können Sie festlegen, ob die Funktion aktiv oder inaktiv ist. Eine aktive Funktion ist im System verfügbar und kann Personen zugewiesen werden. Wird die Funktion auf inaktiv gesetzt, ist sie zwar weiterhin im System gespeichert, jedoch nicht mehr in Gebrauch oder sichtbar, bis sie wieder aktiviert wird.

Die Option „Anzeige im Internet / VereinsAccount“ regelt, ob die Funktion sowohl im Internet als auch im VereinsAccount angezeigt werden soll. Diese Einstellung ist besonders wichtig, um festzulegen, ob die Funktion öffentlich sichtbar ist oder nur intern im VereinsAccount zugänglich ist.

Mit der Einstellung „Funktion für Vereinsverwaltung“ wird festgelegt, ob die Funktion spezifisch für die Vereinsverwaltung genutzt werden kann. Wenn dieses Feld aktiviert ist, bedeutet dies, dass die Funktion innerhalb der administrativen Struktur des Vereins verwendet werden kann, was ihre Zuweisung und Verwaltung im Vereinskontext ermöglicht.

Das Feld „Anzeige im Personenaccount“ steuert, ob die Funktion im Personenaccount des Funktionsträgersangezeigt wird. Durch das Setzen dieses Attributes wird die Funktion sichtbar im persönlichen Konto der Person, die diese Funktion innehat, was sowohl für Transparenz als auch für die Übersicht der persönlichen Zuständigkeiten sorgt.

Die Option „Erweiterter Datenschutz“ legt fest, ob für die Ausübung der Funktion die Bestätigung einer erweiterten Datenschutzvereinbarung erforderlich ist. Dies ist besonders relevant, wenn die Funktion mit dem Umgang sensibler Daten verbunden ist und der Funktionsinhaber ausdrücklich zustimmen muss, die Datenschutzrichtlinien einzuhalten.

Über die Felder „Telefon-Pflicht in PA“ und „Adresse-Pflicht in PA“ wird geregelt, ob der Inhaber der Funktion verpflichtet ist, seine Telefonnummer und/oder Adresse im Personenaccount zu hinterlegen. Wenn diese Felder aktiviert sind, muss der Funktionsinhaber sicherstellen, dass diese Kontaktdaten in seinem Account vollständig und korrekt eingetragen sind.

Das Feld „Einfügen nach“ ermöglicht es Ihnen, die Reihenfolge festzulegen, in der die Funktion innerhalb der Funktionsauflistung angezeigt wird. Mit dieser Option können Sie bestimmen, nach welcher bestehenden Funktion die neu hinzugefügte oder bearbeitete Funktion in der Liste einsortiert wird.

Diese Funktion ist besonders nützlich, um die Übersichtlichkeit zu wahren und sicherzustellen, dass Funktionen in einer sinnvollen, logischen Reihenfolge angezeigt werden, je nach ihrer Bedeutung oder Hierarchie innerhalb der Organisation. Durch die gezielte Positionierung in der Funktionsauflistung können Sie gewährleisten, dass bestimmte Funktionen leicht auffindbar und an prominenter Stelle sichtbar sind.

Mit jeder Funktion ist in Phoenix II auch eine entsprechende Rolle verknüpft. Diese Rolle definiert, welche Berechtigungen und Bearbeitungsmöglichkeiten der Funktionsinhaber innerhalb der Organisationsebene hat, der die Funktion zugeordnet ist.

Die Rolle legt fest, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten eine Person in ihrer Funktion übernehmen kann, z. B. das Verwalten von Mitgliedern, das Bearbeiten von Dokumenten oder das Anpassen bestimmter Informationen. Die genaue Ausgestaltung der Berechtigungen hängt von der Funktion und der zugehörigen Rolle ab. So können bestimmte Rollen umfassende administrative Rechte haben, während andere nur eingeschränkte Möglichkeiten zur Bearbeitung und Verwaltung innerhalb ihrer jeweiligen Ebene besitzen.

Im Modul Funktionen steht Ihnen die Möglichkeit eines Exports der Funktionen (3) zur Verfügung, der in verschiedenen Formen und mit spezifischen Filtern durchgeführt werden kann. Sie können dabei wählen, welche Funktionen exportiert werden sollen, und diese nach unterschiedlichen Kriterien sortieren und filtern. Das erleichtert die gezielte Auswertung und Weiterverarbeitung der Funktionen.

Beim Drucken der Funktionen können Sie ebenfalls eine Sortierung vornehmen, entweder alphabetisch oder hierarchisch. Die alphabetische Sortierung bietet eine schnelle Übersicht der Funktionen nach Namen, während die hierarchische Sortierung die Funktionen entsprechend ihrer Struktur innerhalb der Organisation abbildet, was vor allem bei komplexeren Ebenen hilfreich ist.

Über das Kopf-Icon können Sie sich die Personen anzeigen lassen, die die jeweilige Funktion innehaben. Um dies zu nutzen, markieren Sie zunächst die gewünschte Funktion in der Liste, und anschließend können Sie sich mit einem Klick auf das Kopf-Icon alle zugehörigen Funktionsträger anzeigen lassen. Diese Funktion hilft, schnell einen Überblick darüber zu bekommen, wer aktuell welche Rolle oder Aufgabe im Verein oder Verband übernimmt.

Schließlich gibt es noch die Option „Zuordnungen löschen“, mit der Sie vorhandene Funktionszuordnungen löschenkönnen. Durch diese Aktion werden die markierten Funktionen und ihre Verknüpfung mit Personen aus dem System entfernt, wobei Sie zuvor sicherstellen sollten, dass die betroffenen Personen diese Funktion nicht mehr benötigen. Diese Option ist wichtig, um veraltete oder nicht mehr benötigte Funktionen zu bereinigen und das System auf dem neuesten Stand zu halten.

Beim Suchen und Export werden nur die Daten exportiert, die aktuell aufgelistet sind. Standardmäßig werden immer 25 Ergebnisse pro Seite angezeigt.

Wenn Sie alle Datensätze suchen oder in eine Excel-Datei (xls) exportieren möchten, tragen Sie in das Feld, in dem die Zahl '25' steht (zwischen den Pfeiltasten), eine höhere Zahl ein, z. B. '500'. Bestätigen Sie die Eingabe mit 'Enter' oder durch Klicken auf das Lupen-Symbol und führen Sie anschließend den Export durch