Veranstaltungen-Gruppen für eine Veranstaltung anlegen/pflegen-GS Admin

Gruppen & Gruppentypen im Veranstaltungsmanagement

Eine essenzielle Komponente des Veranstaltungsmanagements sind Gruppen und die dazugehörigen Gruppentypen.

Definition von Gruppen

Gruppen bestehen aus einer Anzahl von Personen, die die gleiche Art von Einladungen oder Informationen erhalten sollen.

Mögliche Gruppentypen

✔ Eigene Mitarbeiter des Verbandes
✔ VIPs
✔ Kaderathleten
✔ Gäste der Veranstaltung
✔ Redner & Referenten

Durch die Gruppeneinteilung können Einladungen und weitere Informationen gezielt und effizient verwaltet werden.

Eine Gruppe erstellen

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Gruppen erstellen und konfigurieren

Erstellung einer Gruppe

Über das „+“-Symbol können Sie Gruppen erstellen und anschließend Athleten oder andere Personen zuordnen.

1. Gruppe erstellen

2. Gruppennamen vergeben

3. Gruppentyp auswählen

Individuelle Konfiguration

Jede Gruppe kann individuell konfiguriert werden, z. B.:
✔ Anmeldedauer
✔ Teilnahmelänge
✔ Hotel-/Übernachtungsangebote
✔ Parkscheinabfrage
✔ Individuelle Anmeldetexte und E-Mails

Wann genügt eine einzige Gruppe?

Falls alle Personen identische Bedingungen haben, genügt eine einzige Gruppe.
Mit „gleich“ eingeladen ist gemeint, dass alle Personen:

• die gleiche Teilnahmedauer haben

• im selben Hotel zu denselben Konditionen untergebracht sind

• die gleichen Transport- und Parkoptionen nutzen

• am selben Programm teilnehmen

Unterschiedliche Gruppen für komplexe Veranstaltungen

Größere Veranstaltungen beginnen oft bereits ein oder zwei Tage vorher für bestimmte Teilnehmergruppen:
✔ Aufbauteam reist frühzeitig an
✔ Abbauteam bleibt länger vor Ort
✔ VIPs erhalten ggf. eine kostenfreie Einladung für einen Tag

In diesen Fällen können unterschiedliche Gruppen mit individuellen Einladungsarten erstellt werden, um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

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Athleten & Personen filtern und hinzufügen

Filtermöglichkeiten (linke Seitenleiste)

✔ Athleten
✔ Kader
✔ Personen
✔ Funktion
✔ Gremium

Zusätzlich können Sie Personen gezielt über die ersten drei Buchstaben des Nachnamens suchen.

Import weiterer Personen (rechte Seite)

✔ Über die Schaltflächen auf der rechten Seite können Sie eine Excel (XLS)-Datei importieren.
✔ Dadurch lassen sich weitere Athleten/Personen außerhalb Ihres Vereins einladen und hinzufügen.

Import von Athleten & Personen

Excel-Vorlage für den Import

Für den Import wird eine Excel-Vorlage benötigt. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wo Sie diese finden und wie Sie sie verwenden können.

Wichtige Hinweise zum Import

✔ Importierte Athleten/Personen werden nicht dauerhaft in Ihr System aufgenommen.
✔ Diese Daten werden automatisch nach 60 Tagen aus dem System entfernt..

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Excel-Vorlage für den Import

Damit nach dem Import alle Spalten und Felder korrekt erkannt werden, müssen Sie die Excel-Vorlage nutzen.
✔ Diese Vorlage erhalten Sie über die Schaltfläche rechts neben „Import“.
✔ In Abbildung 5 (Excel-Vorlage) sehen Sie einen Ausschnitt der Vorlage.
✔ Sie können diese nutzen, um weitere Athleten/Personen einzutragen, die keinen Benutzer im System haben.

Hotelbestätigungen drucken & versenden

✔ Drucken: Über das Drucker-Symbol können Sie Hotelbestätigungen ausdrucken, sobald eingeladene Athleten/Personen ihre Teilnahme bestätigt haben.
✔ Versenden: Mit dem Papierflieger-Symbol können Sie Hotelbestätigungen per E-Mail an alle teilnehmenden Athleten/Personen einer Gruppe senden.

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Abbildung 5. Excelvorlage (Import)

Nach dem Import der Excelvorlage tauchen alle Personen in der Gruppe auf.

Für den Import gilt, dass alle Spalten vorhanden sein müssen, welche auch in der Vorlage vorhanden sind. Weitere Regeln für die Spalten sind:

Importregeln für Excel-Dateien

Damit der Import fehlerfrei funktioniert, müssen folgende Regeln beachtet werden:

Spalten & Validierungsregeln

Wichtige Hinweise zum Import

✔ Importvorgang nur einmal durchführen – bei jedem Import wird die gesamte Excel-Datei übernommen.
✔ Falls nach einem Import neue Personen hinzugefügt werden, müssen bereits importierte Athleten/Personen vor dem erneuten Import aus der Excel-Datei entfernt werden, um Doppelimporte zu vermeiden.

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Abbildung 6. Übersicht Athleten/Personen in einer Gruppe

Anmeldung in einer Gruppe bearbeiten

Über das Stift-Symbol ✏️ können Sie die Anmeldung einer Person in der Gruppe bearbeiten.

Bearbeitungsmöglichkeiten

✔ Allgemeine Daten aktualisieren
✔ An- und Abreisedaten ändern
✔ Hotelinformationen anpassen
✔ Beantwortete Fragen einsehen
✔ Personenbezogene Daten abrufen

Diese Funktionen ermöglichen eine flexible Anpassung der Anmeldedaten nach individuellen Anforderungen.

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Abbildung 7. Personendaten

Daten speichern und Gruppe bearbeiten

✔ Über die Schaltfläche mit der grünen Diskette können Sie Ihre eingegebenen Daten speichern.

Nach dem Speichern einer Gruppe können Sie diese weiterhin bearbeiten:

• Personen hinzufügen

• Über die Schaltfläche [Optionen] können Sie Personen aus der Gruppe entfernen

Diese Funktionen ermöglichen eine flexible Verwaltung der Gruppe auch nach dem Speichern.

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Abbildung 8. Gruppenübersicht

Excel-Exporte innerhalb einer Gruppe

Innerhalb einer Gruppe können Sie drei Arten von Excel-Exporten vornehmen:

1. Schaltfläche "Zur Veranstaltung eingeladene Personen als Excel-Datei"

   • Exportiert eine Liste der eingeladenen Personen zur Veranstaltung.

2. Schaltfläche "Anmeldungen"

   • Exportiert eine Liste der Zusagen/Absagen aller Personen zur Veranstaltung.

3. Schaltfläche "Kader"

   • Exportiert eine Übersicht der Personen mit Kaderdaten.

Gesamte Gruppen-Anmeldungen und Einladungen exportieren

Möchten Sie alle Gruppen-Anmeldungen und Einladungen exportieren, können Sie dies über die Export-Schaltflächen (XLS-Datei) oberhalb der Gruppe tun.