Veranstaltungen-Anmeldungen für eine Veranstaltung planen-GS Admin

Veranstaltung planen – Reiter "Anmeldungen"

Unter dem Reiter "Anmeldungen" können Sie Ihre Veranstaltung planen.

• Gruppenübersicht: Alle Gruppen, die Sie im Schritt „Gruppen für eine Veranstaltung anlegen/pflegen“erstellt haben, werden hier angezeigt und sind verfügbar.

• Über diesen Reiter können Sie die Planung und Organisation der Anmeldung für jede Gruppe weiterführen. Gruppen für eine Veranstaltung anlegen/pflegen angelegt haben, hier aufgeführt.

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Abbildung 1. Anmeldungen planen

Anmeldung für eine Gruppe planen

Um eine Anmeldung für eine Gruppe zu planen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie über das Stift-Symbol ✏️ die zu bearbeitende Gruppe aus.

2. Im neuen Fenster haben Sie dann mehrere Möglichkeiten, Einstellungen vorzunehmen, die ausschließlich diese Gruppe betreffen.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, gezielt und individuell Anpassungen für jede Gruppe vorzunehmen.

Für weitere Schritte siehe: Einstellungen für die Anmeldung

Gruppen individuell konfigurieren und einladen

Jede Gruppe, die Sie anlegen, lässt sich individuell konfigurieren, um spezifische Anforderungen zu erfüllen. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Anmeldelänge

• Teilnahmedauer

• Hotel-/Übernachtungsangebote

• Parkscheinabfrage

• Anmeldetexte und E-Mails, die die Gruppenmitglieder erhalten

„Gleich“ eingeladen – Eine Gruppe genügt

Wenn alle Personen „gleich“ eingeladen werden, genügt eine einzige Gruppe.
„Gleich“ eingeladen bedeutet, dass alle Personen:

• die gleiche Teilnahmezeit haben

• im gleichen Hotel zu denselben Konditionen untergebracht sind

• gleiche Transport- und Parkmöglichkeiten nutzen

• am gleichen Programm teilnehmen

Komplexe Veranstaltungen – Verschiedene Gruppen

Bei größeren Veranstaltungen, die z. B. schon ein oder zwei Tage vorher beginnen, weil ein Aufbauteam vor Ort sein muss oder ein Abbauteam verbleibt, können unterschiedliche Einladungsarten und Gruppen definiert werden.
VIP-Personen oder andere spezielle Gruppen können beispielsweise kostenfrei für einen Tag mit eingeladen werden.

Datensätze

Stammdaten

Unter Stammdaten werden die Datensätze aufgelistet, welche beim Anlagen der Person in Phoenix II erfasst wurden. Diese Daten sind die aktuellen verwendeten Datensätze der jeweiligen Person in Phoenix II.

Werden nachträglich geränderte/korrigierte Datensätze, bspw.: durch eine Veranstaltungsanmeldung übermittelt, werden diese unter [Eingabe Daten] sichtbar und fortlaufend durch Phoenix II priorisiert. Der GS-Admin kann in diesem Fall die geränderte/korrigierte Datensätze in die „Stammdaten“-Sätze übernehmen.

Eingabe Daten

Unter dem Reiter “Eingabe Daten” werden die geänderte Daten angezeigt, welche die jeweilige Person bei seiner Anmeldung zu einer Veranstaltung geändert oder korrigiert hat.

Exporte

Um einen Export aller Teilnehmer inkl. deren Daten einer Veranstaltung vorzunehmen, öffnen Sie bitte zunächst die [Veranstaltung] und navigieren auf den Reiter [Gruppen].

[Veranstaltungen] → [Veranstaltungen] → jeweilige Veranstaltung bearbeiten → [Gruppen]

Open

Reiter [Gruppen] unter dem Punkt [Veranstaltungen]

Klicken Sie bei der jeweiligen Veranstaltung unter dem Reiter [Gruppen] auf die Schaltfläche [Exporte] auf der rechten Seite. (In der Abbildung, »Reiter [Gruppen] unter dem Punkt [Veranstaltungen]« rechts, gelb markiert.)

Unter der Schaltfläche [Exporte] werden Ihnen vier Exportmöglichkeiten angezeigt:

Open

Export - Veranstaltungen → Gruppen

Export	Beschreibung

Export	Beschreibung
Personen
Anmeldung	Hier bekommen Sie eine Exceltabelle mit allen Veranstaltungsteilnehmern und deren aktuellen Daten. Geänderte Datensätze werden mit einem (*)-Sternchen in den jeweiligen Zellen markiert. Open Aktualisierte Datensätze mit (*)
Anmeldung bereinigt	Hier bekommen Sie eine Exceltabelle mit allen Veranstaltungsteilnehmern und deren aktuellen Daten. Open Aktualisierte Datensätze ohne Markierung
Kader