Veranstaltungen -Modul Veranstaltungen- GS Admin

Allgemein

Im Modul „Veranstaltungen“ können Sie Veranstaltungen unterschiedlicher Kategorien – wie Deutsche Meisterschaften, Ligen, Verbandstage, Präsidiumssitzungen oder Ausbildungen – anlegen. Alternativ besteht die Möglichkeit, bereits bestehende Veranstaltungen über eine von Ihnen bereitgestellte Schnittstelle zu importieren.

Ziel des Moduls

Das Modul ermöglicht es Ihnen, die gesamte Einladung und Organisation der Teilnehmenden direkt und vollständig abzuwickeln.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Individuelle Einladungen: Sprechen Sie Ihre Gäste mit anpassbaren Textbausteinen gezielt und persönlich an.
Mobile Anmeldung: Teilnehmende können sich bequem per Tablet oder Smartphone registrieren.
Flexible Gestaltung: Das Modul bietet zahlreiche Möglichkeiten zur individuellen Anpassung.
Hotel- und Unterkunftsverwaltung: Verwalten Sie Unterkünfte und bearbeiten Sie Übernachtungsanfragen direkt im System.
Aktuelle Anmeldedaten: Sie haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Anmeldungen.
Kapazitätsmanagement: Behalten Sie den Überblick über verfügbare Hotel- und Unterkunftskapazitäten.
Datenexport: Exportieren Sie Anmeldedaten in verschiedenen Formaten zur Weiterverarbeitung und Weitergabe.
Vielseitig einsetzbar: Das Modul eignet sich nicht nur für Sportveranstaltungen, sondern auch für andere Events wie Jubiläen, Verbandstage oder Feiern Ihres Sportverbands.

Einladungsmanagement

Innerhalb einer Veranstaltung können verschiedene Personengruppen definiert werden, zum Beispiel Präsidium, Ehrengäste, Geschäftsstelle, Medien, Athleten, Trainer oder Schiedsrichter.

Für jede dieser Gruppen lassen sich die Einladungen individuell gestalten. So können beispielsweise Präsidiumsmitglieder für drei Tage inklusive Übernachtung und Begleitung eingeladen werden, während Medienvertreter nur an zwei Tagen ohne Hotelübernachtung teilnehmen.

Zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung, um die Online-Anmeldung und die Einladungen exakt auf die Bedürfnisse jeder Gruppe abzustimmen.

Auch der Text der Einladung und der E-Mails ist pro Gruppe anpassbar.

Nach Erstellung der Gruppen können diesen dann Personen aus Phoenix II, aber auch externe Personen, hinzugefügt werden. Hier ist es auch möglich, ganze Gruppen wie z.B. einen ausgewählten Kader, ein Gremium oder alle Personen mit einer bestimmten Funktion hinzuzufügen. Sobald alles eingerichtet ist, kann anschließend die Einladung als E-Mail an diese Personen versendet werden.

Alternativ gibt es sogenannte offene Anmeldungen. Hier werden keine individuellen Einladungen mit individualisierten Anmeldelink versendet, stattdessen können Sie einen Link in Ihre Website einbauen, der die offenen Veranstaltungen in Kachelstruktur anzeigt.

Online-Anmeldung der Gäste/Teilnehmer

Über einen individuellen Link oder über die offene Anmeldung kommt der Gast in die Online-Anmeldung. Hier gibt Ihr Gast Step-by-step die für Sie wichtigen Daten an, schließt am Ende seine Anmeldung ab.

Im Anschluss daran erhält er eine E-Mail mit der Zusammenfassung seiner Angaben. In Phoenix II können Sie jederzeit den Stand der Anmeldungen einsehen und bearbeiten.

Weitere Verarbeitung

Mit dem Modul behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wer sich bereits für eine Veranstaltung angemeldet hat und von wem eine Rückmeldung noch aussteht. Verschiedene Exportfunktionen, wie beispielsweise eine Anmeldungsübersicht oder ein Abgleich von Hotelkontingenten (Plan/Ist), ermöglichen es Ihnen, die aktuellen Daten bequem herunterzuladen und beispielsweise direkt an das Veranstaltungshotel weiterzuleiten.

Verknüpfung mit Seminaren

Ein weiterer Vorteil: Die optimierte Anmeldefunktion kann auch für Seminare genutzt werden. Die Teilnehmer werden dabei automatisch in den Seminarbereich übernommen, sodass Ihnen sämtliche umfangreichen Funktionen des Seminarbereichs zur Verfügung stehen.

Hinweis zur Verfügbarkeit