Fakturierung - Gläubiger, SEPA,Rechnungslayout- GS Admin

In einem Verbandssystem können mehrere Gläubiger eingerichtet werden. Jeder Gläubiger agiert dabei als eigenständige rechtliche Einheit. Dies ist erforderlich, da pro Gläubiger individuelle Einstellungen wie eigene Rechnungsnummernkreise, Mandate und individuelles Rechnungspapier definiert werden müssen.

Da der Gläubiger eine zentrale Rolle in der Rechnungserstellung und Fakturierung einnimmt, können nicht alle Parameter vom Verband selbst administriert werden. Bestimmte Grundeinstellungen müssen im Vorfeld durch it4sport konfiguriert werden. Dazu zählen unter anderem:

die Buchungsart (IST oder SOLL),
die Darstellung von Brutto- oder Nettobeträgen,
sowie weitere systemtechnische Vorgaben.

Diese grundlegenden Einstellungen werden im Rahmen der Erstinstallation des Fakturierungsmoduls zwischen dem Verband und it4sport abgestimmt und sind daher nicht Bestandteil dieses Artikels.

Dieser Beitrag konzentriert sich auf die anpassbaren Einstellungen im Bereich „Gläubiger“, die vom Verband selbst vorgenommen werden können.

Im ersten Schritt sehen Sie eine Übersicht der bereits hinterlegten Gläubiger.

Sie können einen Gläubiger zur Bearbeitung auswählen, indem Sie das Kreis-Icon links neben dem Namen aktivieren und anschließend auf das Stift-Icon klicken. Dadurch wird die Bearbeitungsansicht für den ausgewählten Gläubiger geöffnet.

Stammdaten

Die Bearbeitungsmaske für einen Gläubiger ist in drei Bereiche gegliedert: linke Seite (allgemeine Einstellungen), mittlerer Bereich (E-Mail-Kommunikation) und rechte Seite (Mahnstufen und Mahneinstellungen).

Linke Seite: Allgemeine Gläubigereinstellungen

Gläubiger-ID
Eingabefeld für eine eindeutige Identifikationsnummer des Gläubigers (z. B. „DE????????“).
Name
Vollständiger Name des Gläubigers (z. B. „Tricept Informationssysteme AG“).
Absender kurz
Abgekürzte Form des Gläubigernamens für die Anzeige (z. B. „Tricept AG“).
Kürzel
Weiteres individuelles Kürzel (z. B. „TRI“).
Straße / Postleitzahl / Ort
Felder zur Eingabe der vollständigen Adresse (z. B. „Benzstraße 37“, „70736“, „Fellbach“).
E-Mail
Absenderadresse für den Versand von Rechnungen (z. B. „rechnung@tricept.de“).
BCC-Adresse
Zusätzlicher E-Mail-Empfänger im BCC-Feld (z. B. „tobias.maxham@tricept.de“).
Kleinunternehmer
Checkbox zur Kennzeichnung des Gläubigers als Kleinunternehmer gemäß §19 UStG.
Steuerbefreit §4
Auswahlfeld zur Anwendung einer Steuerbefreiung nach §4 UStG.
Fakturazeitraum
Auswahl des Zeitraums, für den Rechnungen erstellt werden (z. B. „(-) alle Gebührensätze bis zum Vortag“).
Standard-Artikel (Seminar)
Auswahl des Standardartikels für Seminarabrechnungen (z. B. „Stornokosten“).
Artikel Überweisung
Zuordnung von Artikelgruppen für die Verarbeitung von Überweisungen.

Mittlerer Bereich: E-Mail-Kommunikation

Betreff für Rechnungsversand
Textfeld für den Betreff der E-Mail (z. B. „[[gläubigerName]] Rechnung Nr. {rechnungsNr}“).
E-Mail-Text für Rechnungsversand
Freitextfeld für den E-Mail-Text (z. B. „Sie erhalten mit dieser E-Mail eine Rechnung im PDF-Format für bei uns gebuchte Leistungen.“).

Rechte Seite: Mahnstufen und Mahneinstellungen

Mahnstufe
Auswahlfeld zur Definition der aktuellen Mahnstufe (z. B. „Stufe 1“).
Mahntage Mahnung 1
Anzahl der Tage zwischen Fälligkeit und Mahnungsversand (z. B. „0“).
Zahlungszieltage Mahnung 1
Zahlungsziel in Tagen nach Versand der Mahnung (z. B. „0“).
Überschrift in 1. Mahnung (PDF/E-Mail)
Betreffzeile der ersten Mahnung (z. B. „1. Mahnung zur Rechnung {rechnungsNr}“).
Text in 1. Mahnung (PDF)
Freitextfeld mit Platzhaltern zur Gestaltung des Mahntextes.

Weitere Einstellungen für Mahnungen

Kosten (brutto) für 1. Mahnung
Eingabefeld für etwaige Mahngebühren (z. B. „0“).
Positionsnummer anzeigen
Checkbox zur Anzeige der Positionsnummer auf Rechnungen.
Hinweis Bankeinzug anzeigen
Checkbox zur Anzeige eines Hinweises bei Bankeinzug.
Hinweistext Gutschrift
Zwei separate Felder für Gutschrifttexte – je nachdem, ob eine vorherige Bankverbindung vorhanden ist.
Hinweistext Ratenrechnung im PDF
Textfeld für Hinweise bei Ratenzahlungen in der Rechnung.

Hinweis zur Benutzerführung

Neben vielen Eingabefeldern befinden sich Info-Icons, die bei Klick zusätzliche Hinweise oder Erklärungen zur jeweiligen Funktion anzeigen.

SEPA

Im Reiter SEPA der Gläubigerverwaltung können Sie sämtliche Einstellungen rund um das SEPA-Lastschriftverfahren sowie zu den Zahlungszielen konfigurieren. Diese Optionen ermöglichen es Ihnen, wichtige Zahlungsparameter individuell pro Gläubiger festzulegen.

Zunächst haben Sie die Möglichkeit, über eine Checkbox festzulegen, ob für Rechnungen grundsätzlich ein SEPA-Lastschriftmandat für Personen erforderlich ist. Wenn Sie diese Option aktivieren, prüft das System bei jeder Rechnung, ob für die betreffende Person ein gültiges SEPA-Mandat hinterlegt ist. Diese Einstellung ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie wiederkehrende Abbuchungen oder Pflichtbeiträge automatisieren möchten.

Über das Dropdown-Menü SEPA Wiederholung Typ bestimmen Sie, wie wiederholte SEPA-Lastschriften behandelt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise „Folge Lastschrift“ wählen, werden bereits erteilte Mandate auch für zukünftige Lastschriften verwendet.

Im Feld Zahlungsziel für Rechnungen geben Sie die Anzahl an Tagen an, die zwischen der Rechnungsstellung und der Fälligkeit der Rechnung liegen sollen. Tragen Sie hier den Wert 0 ein, wenn die Rechnung sofort fällig sein soll.

Zusätzlich können Sie ein separates Zahlungsziel für Seminarrechnungen hinterlegen. Dieses wird im Feld Zahlungsziel für Seminarrechnungen ebenfalls in Tagen angegeben und funktioniert analog zum allgemeinen Zahlungsziel.

Das Feld SEPA ist ein technisches Steuerungsfeld und wird in der Regel automatisch durch das System gesetzt. Der Wert 1 zeigt üblicherweise an, dass SEPA-Funktionen aktiviert sind. Änderungen an diesem Feld sollten nur in Abstimmung mit dem technischen Support von it4sport erfolgen.

Darunter finden Sie einen Hinweis zum Leistungszeitpunkt. Dieser ist systemseitig festgelegt und entspricht immer dem Monat, in dem die Rechnung erstellt wird. Eine Bearbeitung dieses Feldes ist nicht möglich.

Zuletzt können Sie über das Dropdown-Menü Standard Leistungszeitraum einen vordefinierten Zeitraum wie „Monat“ oder „Quartal“ auswählen. Diese Einstellung beeinflusst, für welchen Zeitraum Leistungen standardmäßig bei der Rechnungserstellung berücksichtigt werden sollen. Standardmäßig ist hier „Keine Auswahl“ gesetzt.

Die hier getroffenen Einstellungen bilden die Grundlage für eine zuverlässige SEPA-Abwicklung und einheitliche Zahlungsfristen im System. Bitte nehmen Sie Änderungen nur mit Bedacht und – falls nötig – in Rücksprache mit it4sport vor.

Rechnungslayout:

Das Rechnungslayout in Phoenix ist in mehrere strukturierte Bereiche unterteilt. Als Mandant haben Sie die Möglichkeit, die Bereiche 5, 6, 7 und 8 individuell zu gestalten. Auf diese Weise können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen gezielt an die spezifischen Anforderungen Ihres Verbandes anpassen.

Die Steuerung eines variablen Rechnungslayouts wurde nachträglich in das System integriert, um eine höhere gestalterische Flexibilität zu ermöglichen. Damit dieses flexible Layoutsystem genutzt werden kann, ist eine einmalige Konfiguration pro Verband erforderlich.

Wenn Sie für Ihren Verband ein angepasstes Rechnungslayout benötigen, erstellen Sie bitte ein JIRA-Ticket mit den entsprechenden Angaben. Unser Team kümmert sich dann um die technische Umsetzung und die notwendige Freischaltung.

Individuelles Rechnungslayout – erste Seite und Folgeseiten

Das Rechnungslayout in Phoenix bietet Ihnen die Möglichkeit, die erste Seite und die Folgeseiten Ihrer Rechnungen individuell zu gestalten. Für beide Bereiche können Sie eigene PDF-Vorlagen hochladen:

Erste Seite: Hier kann ein individuelles PDF hinterlegt werden, z. B. mit einem Verbandsbriefkopf oder besonderem Layout.
Folgeseiten: Auch für alle folgenden Seiten ist eine separate PDF-Vorlage definierbar.

Wichtig: Die jeweilige Vorlage darf eine Maximalgröße von 100 kByte nicht überschreiten. Andernfalls kann es bei der Massenverarbeitung zu übergroßen Ausgabedateien und Performanceproblemen kommen.

Erweiterte Layout-Optionen

Zusätzlich können Sie im Layout definieren, ob folgende Informationen auf der Rechnung erscheinen sollen:

Debitoreninformationen
Sachbearbeitername (optional)
Kontaktangaben des Sachbearbeiters, wie geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Weitere Layoutparameter

Phoenix bietet darüber hinaus flexible Layout-Einstellungen:

Festlegung von Seitenrändern (oben/unten)
Ausrichtung von Positionen im Rechnungsblock
Steuerung von Layoutspezifischen Symbolen oder Platzhaltern

Layoutprüfung und Systemtrennung

Zur Validierung Ihrer Konfiguration wird empfohlen, zunächst eine Defaultrechnung im Testsystem zu erzeugen. PDF-Vorlagen sowie zugehörige Texte sollten dort angepasst und überprüft werden.

Erst nach erfolgreicher Prüfung sollten Sie die finalen Layout-Einstellungen ins Produktivsystem übertragen..