Auslagenabrechnung

In diesem Bereich finden Sie die zentralen Informationen zur Einrichtung und Verwaltung des Moduls Auslagenabrechnung in PhoenixII.

Bevor das Modul von Benutzerinnen und Benutzern genutzt werden kann, sind vom Mandanten einige vorbereitende Schritte notwendig:

1. Funktionsebenen festlegen:

   Die Möglichkeit, Auslagenabrechnungen einzureichen, ist an bestimmte Funktionen gebunden. Der Verband muss daher gegenüber it4sport mitteilen, für welche Ebenen innerhalb der Verbandsstruktur die Auslagenabrechnung aktiviert werden soll.

2. Funktion konfigurieren:

   Wird anschließend eine Funktion erstellt oder bearbeitet, und gehört sie zu einer der freigeschalteten Ebenen, erscheint ein zusätzlicher Auswahlpunkt:

   „Funktionsinhaber kann Auslagen einreichen:“

   Über dieses Kontrollfeld kann dann individuell gesteuert werden, ob die jeweilige Funktion zur Einreichung von Auslagen berechtigt ist.

Erst nach Abschluss dieser Konfigurationen steht das Modul den berechtigten Benutzerinnen und Benutzern vollständig zur Verfügung.

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Funktionsverwaltung – Berechtigung zur Auslageneinreichung

Im Menü Funktionsverwaltung haben Sie die Möglichkeit, Funktionen so zu konfigurieren, dass deren Inhaberinnen und Inhaber Auslagenabrechnungen einreichen dürfen.

Sobald für eine Funktionsebene die Auslagenabrechnung durch it4sport freigeschaltet wurde, erscheint bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Funktion die zusätzliche Option:

„Funktionsinhaber kann Auslagen einreichen“

Aktivieren Sie diese Checkbox, um diese Berechtigung zu vergeben.

Artikelstamm – Auslagen-/Reisekostentyp definieren

Im Artikelstamm steht Ihnen außerdem die zusätzliche Option

„Auslagen-/Reisekostentyp“

zur Verfügung.

Mit dieser Einstellung kennzeichnen Sie bestimmte Artikel als verwendbar für Auslagen- oder Reisekostenabrechnungen. Dadurch können Benutzerinnen und Benutzer im Modul Auslagenabrechnung die korrekten Positionen bei der Abrechnung auswählen.

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   Menu Artikelstamm mit Option für Auslagen-/Reisekostentyp

    

Voraussetzungen für die Nutzung der Auslagenabrechnung

Damit das Modul Auslagenabrechnung korrekt funktioniert, müssen im Vorfeld bestimmte Einstellungen vorgenommen und Rollen vergeben werden.

Artikelkonfiguration für Auslagenpositionen

Damit Artikel in der Auslagenabrechnung zur Auswahl stehen, müssen sie im Artikelstamm mit einem gültigen „Auslagen-/Reisekostentyp“ versehen sein.

Pro Gläubiger müssen mindestens folgende Artikel hinterlegt sein:

• Ein Artikel vom Typ „Fahrkosten km“

  (zur Abdeckung der km-Pauschale)

• Ein Artikel vom Typ „Sonstige Auslagen“

  (zur Abdeckung sonstiger Auslagen wie Hotel, Verpflegung oder Materialkosten)

Zusätzlich können beliebig viele weitere Artikel mit passenden Auslagentypen erstellt werden, um die Auswahl flexibel zu gestalten.

Rollenvergabe zur Bearbeitung von Auslagenabrechnungen

Auslagen Prüfer

Diese Funktion ist Personen zuzuweisen, die im ersten Schritt Auslagenabrechnungen prüfen, jedoch nicht änderndürfen. Typische Rollen sind hier z. B.:

• Cheftrainer

• Spielwarte

• Jugendwarte

Prüfer können eingereichte Abrechnungen einsehen und eine fachliche Bewertung vornehmen.

Auslagen Freigeber

Diese Funktion ist für Personen gedacht, die finanzverantwortlich im Verband, Kreis oder Bezirk tätig sind – etwa:

• Kassiererinnen und Kassierer

• Kassenverwalter

Freigeber haben erweiterte Rechte. Sie können bei Bedarf:

• Den Gläubiger anpassen

• Den Artikel ändern

• Bei vorhandenen Kostenstellen zusätzlich eine Kostenstelle pro Auslagenposition zuweisen

Rolle „GS-Admin“ und Sonderregelungen

Personen mit der Rolle GS-Admin haben über das Fakturierungsmodul Zugriff auf alle eingereichten Auslagenabrechnungen – unabhängig von Verbandsebene oder Status.

Wichtig:

• GS-Admins können je nach Status einer Abrechnung entweder als Prüfer oder als Freigeber fungieren.

• Eine einzelne GS-Admin-Person kann nie beide Rollen bei derselben Abrechnung übernehmen.

• Eigene Einreichungen dürfen von einer GS-Admin-Person nicht selbst geprüft oder freigegeben werden. Die Freigabe muss durch eine andere berechtigte Person erfolgen.

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Textbausteine im Bereich „Auslagenabrechnung“

Im Bereich Textbausteine stehen Ihnen insgesamt sechs Einträge zur Verfügung, die individuell angepasst werden können. Diese steuern erklärende Texte sowie E-Mail-Benachrichtigungen während des Prozesses.

1.Erklärung

Dies ist der Bestätigungstext, dem jeder Einreicher vor dem Absenden seiner Abrechnung zustimmen muss.

Zweck: Rechtlicher Hinweis oder Zustimmung zu Regelungen, z. B. „Hiermit bestätige ich die Richtigkeit meiner Angaben.“

2.Information

Ein Hilfetext, der dem Einreicher bei der Erstellung der Abrechnung angezeigt wird.

Typische Inhalte: Hinweise auf Pauschalbeträge bei Reisekosten, maximale Abwesenheitszeiten, Einreichungsfristenetc.

3–6.E-Mail-Texte bei Statusänderungen

Diese Textbausteine betreffen die automatischen E-Mails, die versendet werden, wenn sich der Status einer Auslagenabrechnung ändert. Folgende Varianten stehen zur Verfügung:

• TextEmailEinreichung – Bestätigung an den Einreicher nach Einreichung

• TextEmailPruefung – Information an den Prüfer zur eingegangenen Abrechnung

• TextEmailFreigabe – Benachrichtigung an den Einreicher über die Freigabe

• TextEmailAblehnung – Information an den Einreicher im Falle einer Ablehnung

Verfügbare Platzhalter im E-Mail-Text:

Sie können folgende Variablen verwenden, um personalisierte E-Mails zu gestalten:

• {Anrede} – z. B. „Sehr geehrte Frau“

• {Vorname} – Vorname der adressierten Person

• {Name} – Nachname der adressierten Person

• {Bearbeiter} – Name der prüfenden/freigebenden Person

• {Nr} – Nummer der Auslagenabrechnung

• {Ablehnungsgrund} – Textbegründung bei einer Ablehnung

Für alle sechs Textbausteine ist jeweils ein Beispieltext vordefiniert, der bei Bedarf angepasst werden kann.