Fakturierung- Zahlung- GS Admin
Im Reiter „Zahlungen“ können Sie den Zahlungseingang Ihrer versendeten Rechnungen verwalten, offene Forderungen organisieren und Mahnungen versenden.
Für die Suche nach bestimmten Rechnungen stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Unter anderem können Sie nach Gläubiger, Rechnungsstatus, Rechnungsdatum, Zahlungsdatum oder Rechnungsnummer filtern. Dadurch lässt sich die Übersicht gezielt auf die gewünschten Rechnungen eingrenzen.
Über den rechten Button innerhalb einer Zeile können Sie eine eingegangene Zahlung direkt für die jeweilige Rechnung erfassen. Standardmäßig werden dabei automatisch der aktuell noch offene Restbetrag sowie das heutige Datum als Zahlungsdatum vorbelegt.
Sind die Angaben korrekt, muss lediglich der Button „Zahlung speichern“ ausgewählt werden. Die Zahlung wird anschließend direkt der entsprechenden Rechnung zugeordnet.
Innerhalb dieses Bereichs besteht außerdem die Möglichkeit:
eine Rechnung niederzuschlagen,
einen Mahnstopp für eine Rechnung zu setzen,
bereits erfasste Zahlungen zu korrigieren oder zu löschen.
Wenn auf eine Rechnung bereits eine oder mehrere Teilzahlungen eingegangen sind, wird nur noch der aktuell offene Restbetrag angezeigt. Zusätzlich wird eine vorhandene Mahngebühr – sofern diese für den jeweiligen Gläubiger aktiviert wurde – direkt in der Rechnung ausgewiesen.
Pro Gläubiger und gegebenenfalls auch pro Kunde kann die gesamte offene Summe aller offenen Ausgangsrechnungen angezeigt werden.
Wurde eine Zahlung versehentlich falsch erfasst oder kommt es bei einer SEPA-Einzugsermächtigung zu einem Rückläufer beziehungsweise einer Rücklastschrift, können die Zahlungen direkt in der jeweiligen Rechnung im Register „Zahlungen“ korrigiert oder gelöscht werden.
Bei Rechnungen mit einem bestehenden SEPA-Lastschriftmandat wird die Rechnung automatisch auf „gezahlt“ gesetzt, sobald die entsprechende SEPA-XML-Datei erzeugt wurde. Sollte es anschließend zu einem Rückläufer kommen, kann dies ebenfalls direkt in der Rechnung korrigiert werden.
Für den Versand von Mahnungen stehen die Funktionen „Mahnung erzeugen“ und „Massenmahnungen“ zur Verfügung.
Wird eine einzelne Rechnung ausgewählt und anschließend auf „Mahnung erzeugen“ geklickt, öffnet sich ein neues Fenster, über das die Mahnung versendet werden kann. Bereits mit dem Klick auf „Mahnung erzeugen“ wird die Rechnung automatisch in die nächste Mahnstufe gesetzt.
Über den Filter „alle offenen Rechnungen“ können alle vorhandenen Mahnstufen eingesehen werden. Dort wird ebenfalls angezeigt, welche Rechnungen sich aktuell in welcher Mahnstufe befinden.
Für das Layout der Mahnungen kann im Bereich „Gläubiger → Layout“ ein PDF-Layout mit dem gewünschten Briefkopf hinterlegt werden.
Nach dem Klick auf „Mahnung versenden“ wird die Mahnung inklusive der zugehörigen Rechnung als Anhang versendet.
Über die Funktion „Massenmahnungen“ können alle Rechnungen, die sich aktuell im angezeigten Status befinden – beispielsweise alle Rechnungen mit dem Status „fällig für erste Mahnung“ – gesammelt erzeugt und versendet werden.
Sobald eine Rechnung über „Zahlung speichern“ als bezahlt markiert oder niedergeschlagen wurde, erscheint sie nicht mehr in der Übersicht der offenen Rechnungen.