Fakturierung - Gläubiger, SEPA,Rechnungslayout- GS Admin

Gläubigerverwaltung

In einem Verbandssystem können mehrere Gläubiger hinterlegt werden. Jeder Gläubiger ist eine eigenständige rechtliche Einheit und benötigt deshalb eigene Einstellungen, zum Beispiel Rechnungsnummernkreise, SEPA-Mandate und individuelles Rechnungspapier.

Einige Grundeinstellungen werden vor der Nutzung des Fakturierungsmoduls gemeinsam mit it4sport festgelegt und technisch konfiguriert. Dazu gehören insbesondere:

die Buchungsart, zum Beispiel IST- oder SOLL-Versteuerung,
die Darstellung von Brutto- oder Nettobeträgen,
weitere systemtechnische Vorgaben.

Diese Grundkonfiguration ist nicht Bestandteil dieser Anleitung. Der folgende Abschnitt beschreibt die Einstellungen, die Sie als Verband im Bereich „Gläubiger“ selbst pflegen können.

Übersicht und Bearbeitung

Beim Öffnen der Gläubigerverwaltung sehen Sie zunächst eine Übersicht aller bereits angelegten Gläubiger. Wählen Sie den gewünschten Gläubiger über das Kreis-Icon links neben dem Namen aus und klicken Sie anschließend auf das Stift-Icon. Dadurch öffnet sich die Bearbeitungsansicht für diesen Gläubiger.

Pflichtfelder für XRechnung und ZUGFeRD

Hinweis: Füllen Sie die Felder Gläubiger-ID, Steuernummer und USt-IdNr. vollständig aus. Fehlende Angaben können zu Fehlermeldungen bei der Rechnungserstellung, beim Export oder beim Versand führen.

Warum sind diese Angaben erforderlich?

Die Angaben sind nach EN 16931 für XRechnung und ZUGFeRD relevant. Sie werden insbesondere bei SEPA-Lastschriften und bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigt. Phoenix II prüft die entsprechenden BT-Felder und blockiert die Verarbeitung, wenn verpflichtende Daten fehlen.

Gläubiger-ID: Von der Deutschen Bundesbank zugewiesene Kennung des Rechnungsstellers. Sie ist für Lastschriftmandate erforderlich.
Steuernummer: Lokale Nummer des Finanzamts. Verwenden Sie diese, wenn keine USt-IdNr. vorhanden ist.
USt-IdNr.: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des BZSt. Sie ist bei steuerpflichtigen Umsätzen, Kleinunternehmerregelung oder Steuerbefreiung relevant.

Stammdaten und Gläubigereinstellungen

Die Bearbeitungsmaske ist in drei Bereiche gegliedert: allgemeine Gläubigereinstellungen, E-Mail-Kommunikation sowie Mahnstufen und Mahneinstellungen.

Allgemeine Gläubigereinstellungen

Gläubiger-ID: Eindeutige Identifikationsnummer des Gläubigers, zum Beispiel „DE…“.
Steuernummer: Lokale Steuernummer des zuständigen Finanzamts.
USt-IdNr.: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für steuerlich relevante Rechnungen.
Name und Absender kurz: Vollständiger Name sowie Kurzbezeichnung des Gläubigers für Anzeige und Kommunikation.
Kürzel: Internes Kürzel, zum Beispiel „TRI“.
Adresse: Straße, Postleitzahl und Ort des Gläubigers.
E-Mail und BCC-Adresse: Absenderadresse für Rechnungen sowie optionaler zusätzlicher Empfänger im BCC.
Kleinunternehmer / Steuerbefreit §4: Kennzeichnung steuerlicher Sonderfälle nach UStG.
Fakturazeitraum: Zeitraum, für den Rechnungen erstellt werden.
Standard-Artikel (Seminar) und Artikel Überweisung: Zuordnung von Artikeln beziehungsweise Artikelgruppen für Seminarabrechnungen und Überweisungen.

E-Mail-Kommunikation

Betreff für Rechnungsversand: Betreff der E-Mail, zum Beispiel mit Platzhaltern wie [[gläubigerName]] oder {rechnungsNr}.
E-Mail-Text für Rechnungsversand: Standardtext, der beim Versand der Rechnung per E-Mail verwendet wird.

Mahnstufen und Mahneinstellungen

Mahnstufe: Auswahl der aktuell zu verwendenden Mahnstufe.
Mahntage Mahnung 1: Anzahl der Tage zwischen Fälligkeit und Versand der ersten Mahnung.
Zahlungszieltage Mahnung 1: Zahlungsfrist nach Versand der ersten Mahnung.
Überschrift in 1. Mahnung (PDF/E-Mail): Betreffzeile beziehungsweise Überschrift der ersten Mahnung.
Text in 1. Mahnung (PDF): Mahntext mit möglichen Platzhaltern.

Weitere Einstellungen für Mahnungen

Kosten (brutto) für 1. Mahnung: Eingabefeld für mögliche Mahngebühren.
Positionsnummer anzeigen: Blendet Positionsnummern auf Rechnungen ein.
Hinweis Bankeinzug anzeigen: Zeigt einen Hinweis zum Bankeinzug an.
Hinweistext Gutschrift: Texte für Gutschriften, abhängig davon, ob eine Bankverbindung vorhanden ist.
Hinweistext Ratenrechnung im PDF: Hinweistext für Rechnungen mit Ratenzahlung.

Benutzerführung

Neben vielen Eingabefeldern befinden sich Info-Icons. Klicken Sie auf ein Info-Icon, um zusätzliche Hinweise oder Erläuterungen zur jeweiligen Funktion einzublenden.

SEPA

Im Reiter SEPA konfigurieren Sie die Einstellungen für das SEPA-Lastschriftverfahren und die Zahlungsziele des jeweiligen Gläubigers.

SEPA-Lastschriftmandat erforderlich: Legt fest, ob für Rechnungen grundsätzlich ein gültiges SEPA-Mandat der Person vorhanden sein muss.
SEPA Wiederholung Typ: Definiert, wie wiederkehrende Lastschriften behandelt werden. Bei „Folge Lastschrift“ werden bestehende Mandate für spätere Lastschriften erneut verwendet.
Zahlungsziel für Rechnungen: Anzahl der Tage zwischen Rechnungsstellung und Fälligkeit. Der Wert 0 bedeutet, dass die Rechnung sofort fällig ist.
Zahlungsziel für Seminarrechnungen: Separates Zahlungsziel für Seminarabrechnungen.
SEPA: Technisches Steuerungsfeld, das in der Regel automatisch gesetzt wird. Änderungen sollten nur nach Rücksprache mit it4sport erfolgen.
Leistungszeitpunkt: Systemseitig festgelegt. Er entspricht dem Monat, in dem die Rechnung erstellt wird.
Standard Leistungszeitraum: Auswahl eines Standardzeitraums, zum Beispiel Monat oder Quartal. Standardmäßig ist keine Auswahl gesetzt.

Prüfen Sie Änderungen an SEPA-Einstellungen sorgfältig, da sie direkte Auswirkungen auf Lastschriftläufe und Zahlungsfristen haben.

Rechnungslayout:

Das Rechnungslayout in Phoenix ist in mehrere strukturierte Bereiche unterteilt. Als Mandant haben Sie die Möglichkeit, die Bereiche 5, 6, 7 und 8 individuell zu gestalten. Auf diese Weise können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen gezielt an die spezifischen Anforderungen Ihres Verbandes anpassen.

Die Steuerung eines variablen Rechnungslayouts wurde nachträglich in das System integriert, um eine höhere gestalterische Flexibilität zu ermöglichen. Damit dieses flexible Layoutsystem genutzt werden kann, ist eine einmalige Konfiguration pro Verband erforderlich.

Wenn Sie für Ihren Verband ein angepasstes Rechnungslayout benötigen, erstellen Sie bitte ein JIRA-Ticket mit den entsprechenden Angaben. Unser Team kümmert sich dann um die technische Umsetzung und die notwendige Freischaltung.

Individuelles Rechnungslayout – erste Seite und Folgeseiten

Das Rechnungslayout in Phoenix bietet Ihnen die Möglichkeit, die erste Seite und die Folgeseiten Ihrer Rechnungen individuell zu gestalten. Für beide Bereiche können Sie eigene PDF-Vorlagen hochladen:

Erste Seite: Hier kann ein individuelles PDF hinterlegt werden, z. B. mit einem Verbandsbriefkopf oder besonderem Layout.
Folgeseiten: Auch für alle folgenden Seiten ist eine separate PDF-Vorlage definierbar.

Wichtig: Die jeweilige Vorlage darf eine Maximalgröße von 100 kByte nicht überschreiten. Andernfalls kann es bei der Massenverarbeitung zu übergroßen Ausgabedateien und Performanceproblemen kommen.

Erweiterte Layout-Optionen

Zusätzlich können Sie im Layout definieren, ob folgende Informationen auf der Rechnung erscheinen sollen:

Debitoreninformationen
Sachbearbeitername (optional)
Kontaktangaben des Sachbearbeiters, wie geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse

Weitere Layoutparameter

Phoenix bietet darüber hinaus flexible Layout-Einstellungen:

Festlegung von Seitenrändern (oben/unten)
Ausrichtung von Positionen im Rechnungsblock
Steuerung von Layoutspezifischen Symbolen oder Platzhaltern

Layoutprüfung und Systemtrennung

Zur Validierung Ihrer Konfiguration wird empfohlen, zunächst eine Defaultrechnung im Testsystem zu erzeugen. PDF-Vorlagen sowie zugehörige Texte sollten dort angepasst und überprüft werden.

Erst nach erfolgreicher Prüfung sollten Sie die finalen Layout-Einstellungen ins Produktivsystem übertragen..