3.5.1 SEPA Export durchführen
Wenn Sie als Verband Rechnungen an ihre Vereine oder Einzelpersonen versendet haben und diese Rechnungen ein gültiges SEPA-Mandat hinterlegt hatten, dann müssen Sie nun noch die einzuziehenden Beträge per Lastschrift über eine SEPA-Datei an ihre Bank senden.
Um diese Lastschrifteinzüge nun noch final durchzuführen, müssen Sie daher nun die Lastschrifteinzugsdaten aus Phoenix exportieren und dann diese Datei bei Ihrer Bank als Lastschrifteinzug einreichen.
Folgende Schritte sind daher notwendig:
SEPA-Datei exportieren. Dazu gehen Sie im Reiter Fakturierung auf den Eintrag SEPA Export
Hier müssen Sie nun den Gläubiger auswählen, für den Sie die SEPA-Datei exportieren müssen und müssen in einem ersten Schritt “Suchen/Prüfen” drücken um die aktuell vorhandenen SEPA-Lastschrifteinzüge angezeigt zu bekommen.
In dem obigen Beispiel sehen Sie zwei Lastschrifteinzüge, welche zum 28.03.2022 dann eingezogen werden. Wenn vorhandene Lastschrifteinzüg vorliegen, kann man nun mit Drücken des “SEPA Export” Buttons die für die Bank notwendige XML-Datei erzeugt werden. Bitte beachten Sie, dass das Erzeugen des SEPA-Exports nicht mehr rückgängig gemacht werden kann !! Daher kommt hier auch folgende Abfrage:
Wenn Sie nun auf “Ok” drücken, dann erhalten Sie den Link auf zwei Dateien:
Nun können Sie die Datei “SEPA XML“ auf ihren Rechner runterladen/speichern und dann mit einem vorhandenen Bankprogramm bei Ihrer Bank einspielen.
Sie klicken auf den Link “SEPA XML” oben und speichern die Datei ab. Als Standardvorschlag kann die Datei mit dem Datum und der Uhrzeit und “sepa_einzug.xml” abgespeichert werden, also z.B. 2022-03-14_16-17-48-sepa_einzug.xml
Zusätzlich erhalten Sie noch eine Buchungsliste, mit der Sie nochmals kontrollieren können, welche SEPA-Lastschrifteinzüge mit dieser Datei erzeugt werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie pro Buchungsdatum und pro Gläubiger immer eine eigene SEPA-Datei erzeugen sollten.
Wenn die SEPA-Datei erzeugt wird, dann setzt Phoenix demn bisher noch offenen Betrag dieser Rechnungen auf bezahlt !!!
Sollte es beim Lastschrifteinzug zu einem Problem kommen (z.B. Konto nicht gedeckt), dann kann über einen Doppelklick auf die Rechnung im Reiter “Zahlungen” die eingetragene Zahlung wieder storniert werden, so dass diese Rechnungen dann in den Überwachungs- und Mahnprozsse