SEPA Export durchführen
Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften
Damit SEPA-Lastschriften erfolgreich eingereicht werden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Vereinbarung mit der Bank
Bevor Sie Lastschriften einziehen können, muss Ihre Kontoverbindung von der Bank für das SEPA-Lastschriftverfahren freigeschaltet sein. Dazu ist eine Vereinbarung mit Ihrer Bank notwendig. In diesem Zusammenhang wird Ihnen auch eine Gläubiger-Identifikationsnummer zugewiesen, die für jede Lastschrift erforderlich ist.
2. Vorliegen gültiger SEPA-Mandate
Für jede Person oder Organisation, von der ein Betrag eingezogen werden soll (z. B. Kunde, Vereinsmitglied), muss ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat vorliegen. Dieses Mandat berechtigt Sie rechtlich, die Lastschrift auszuführen, und muss vor dem ersten Einzug vollständig vorliegen und dokumentiert sein.
3. Technische Einreichung bei der Bank
Die Lastschriftdateien müssen im SEPA-XML-Format erstellt und an die Bank übermittelt werden. Die Übermittlung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, zum Beispiel:
über das Online-Banking-Portal Ihrer Bank
mithilfe von spezieller Banking-Software (z. B. StarMoney, SFirm)
über andere von der Bank unterstützte Produkte oder Schnittstellen
Bitte sprechen Sie vorab mit Ihrem Bankberater, um die Freischaltung, den genauen Ablauf und die technischen Details abzustimmen.
Wählen Sie hier den Gläubiger aus, für den Sie die SEPA-Datei exportieren möchten, und klicken Sie im ersten Schritt auf “Suchen/Prüfen”, um die aktuell vorhandenen SEPA-Lastschrifteinzüge anzuzeigen.
Im folgenden Beispiel sehen Sie zwei Lastschrifteinzüge, die zum 28.03.2022 ausgeführt werden sollen.
Sobald gültige Lastschrifteinzüge im System vorhanden sind, können Sie durch Klick auf den Button „SEPA Export“ die für die Bank erforderliche SEPA-XML-Datei erzeugen.
Wichtig:
Das Erstellen des SEPA-Exports ist nicht umkehrbar. Einmal exportierte Datensätze gelten als abgeschlossen und können anschließend nicht mehr bearbeitet oder erneut exportiert werden.
Aus diesem Grund erscheint vor dem Export eine Sicherheitsabfrage, die Sie bestätigen müssen, bevor die Datei endgültig erzeugt wird.
Wenn Sie nun auf “Ok” drücken, erhalten Sie einen Link zu zwei Dateien:
SEPA-XML-Datei herunterladen und weiterverarbeiten
Nach erfolgreichem Export können Sie die erzeugte SEPA-XML-Datei auf Ihren Rechner herunterladen und für die weitere Verarbeitung mit Ihrem Bankprogramm verwenden.
Klicken Sie dazu oben auf den Link „SEPA XML“ und speichern Sie die Datei lokal ab.
Dateiname:
Die Datei wird automatisch mit einem Zeitstempel benannt, z. B.2022-03-14_16-17-48-sepa_einzug.xml
Diese Datei können Sie anschließend in das Onlinebanking-Portal oder in eine Banking-Software (wie z. B. StarMoney, SFirm oder windata) einspielen und zur Ausführung der Lastschriften an Ihre Bank übermitteln
Buchungsliste zur Kontrolle
Zusätzlich zur XML-Datei wird eine Buchungsliste bereitgestellt. Diese Liste zeigt alle SEPA-Lastschrifteinzüge, die mit dem aktuellen Export verarbeitet wurden.
Nutzen Sie die Buchungsliste zur Überprüfung der enthaltenen Daten, bevor Sie die Datei an Ihre Bank übermitteln.
Wichtige Hinweise zum SEPA-Export
Bitte beachten Sie:
Für jeden Gläubiger und jedes Buchungsdatum sollte jeweils eine eigene SEPA-XML-Datei erzeugt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dateien korrekt verarbeitet und von Ihrer Bank eindeutig zugeordnet werden können.
Automatische Statusänderung in Phoenix
Sobald die SEPA-Datei erzeugt wurde, markiert Phoenix die in der Datei enthaltenen Rechnungen automatisch als bezahlt – auch wenn der tatsächliche Zahlungseingang noch aussteht.
Der bisher offene Betrag dieser Rechnungen wird damit intern als ausgeglichen verbucht.
Hinweis:
Achten Sie darauf, den Export erst dann durchzuführen, wenn alle Daten korrekt sind. Eine nachträgliche Änderung oder Korrektur ist nach dem SEPA-Export nicht mehr möglich.
Rückläufer und Stornierung von Zahlungen
Sollte es beim Lastschrifteinzug zu einem Problem kommen – beispielsweise, wenn ein Konto nicht gedeckt ist oder die Lastschrift zurückgewiesen wird –, können Sie die Zahlung in Phoenix manuell stornieren.
So stornieren Sie eine Zahlung:
Öffnen Sie die betreffende Rechnung im Reiter „Zahlungen“.
Führen Sie einen Doppelklick auf die eingetragene Zahlung aus.
Bestätigen Sie die Stornierung.
Durch die Stornierung wird der Zahlungsstatus der Rechnung zurückgesetzt. Die Rechnung wird anschließend wieder in den Überwachungs- und Mahnprozess aufgenommen und als offen geführt.
Hinweis:
Denken Sie daran, ggf. auch mit Ihrer Buchhaltung Rücksprache zu halten, damit die Stornierung korrekt verbucht und ggf. ein erneuter Einzug vorbereitet werden kann.