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Im Modul Zulassung besteht die Möglichkeit, die Voraussetzungen zu definieren, die ein Teilnehmer zur Teilnahme an einem Seminar erfüllen muss. Dabei werden Zulassungen erstellt, die das Erbringen von Nachweisen zur Teilnahme regeln. Dies können beispielsweise Lizenznachweise, Fortbildungsnachweise, Nachweise des Ehrenkodex und vieles mehr sein. Sie können diese Zulassungen so definieren, dass sie als Soll-Nachweise erbracht werden müssen.

Aufgrund der Komplexität des Moduls und der Verzweigungen in andere Module wird die Beschreibung anhand eines Beispiels erläutert.

In der Tabelle sind verschiedene Einträge zu sehen, die jeweils eine Bezeichnung wie "Einverständniserklärung" oder "Erste-Hilfe Kurs" tragen.

Zu jedem Eintrag werden Informationen angezeigt, darunter die Gültigkeit des Nachweises, ob die Zulassungsvoraussetzung im Internet sichtbar ist, ob eine Historie geführt wird, ob das Nachreichen von Nachweisen erlaubt ist und ob die Zulassungsvoraussetzung stillgelegt wurde.

Über der Tabelle gibt es Filtermöglichkeiten, um beispielsweise nach Bezeichnung oder Status zu suchen.

Zusätzlich stehen Icons zur Verfügung, um Einträge hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen.

Um eine neue Zulassung anzulegen, nutzen Sie wie gewohnt das Plus-Icon. Um eine bereits vorhandene Zulassung zu bearbeiten, verwenden Sie das Stift-Icon, und zum Löschen einer Zulassung nutzen Sie das Kreuz-Icon oberhalb der Tabelle.

Zunächst widmet sich die Beschreibung der Bearbeitung einer bereits vorhandenen Zulassung, um die Grundstruktur des Moduls und dessen Funktionen besser verdeutlichen zu können.

Wählen Sie eine Zulassung aus, in diesem Fall die Zulassung "Erste Hilfe Kurs", und klicken Sie anschließend auf das Stift-Icon, um die Bearbeitung zu starten.

Im oberen Bereich werden grundlegende Felder wie die Bezeichnung, das Kürzel und die Gültigkeitsdauer ausgefüllt.

Die Gültigkeitsdauer wird in Jahren und Monaten angegeben, hier beispielsweise mit "4 Jahre, bis zu welchem Monat die Gültigkeit geht , hier im Beispiel bis zum 12 Monat".

Zudem gibt es ein Feld, das angibt, ab wann die Zulassung gültig ist.

Das Feld "Prüfung auf" bietet die Möglichkeit, die Zulassung, in diesem Fall als Kennzeichen, zu markieren. Dieses Kennzeichen wird anschließend im Personenaccount des Teilnehmers hinterlegt und kann dort wiedergefunden werden.

Neue Zulassungsvoraussetzung anlegen

Um eine neue Zulassungsvoraussetzung anzulegen, klicken Sie zunächst auf das Plus-Icon.

Sie haben nun die Möglichkeit, eine Bezeichnung und ein Kürzel für die Zulassung festzulegen.

Gültigkeit Jahre bezieht sich auf den Zeitraum, für den eine Zulassung, Lizenz oder Vereinbarung wirksam bleibt. Die Gültigkeit kann beginnen, sobald die Zulassung im System hinterlegt wird. Ab diesem Zeitpunkt ist die Zulassung für den angegebenen Zeitraum wirksam. In anderen Fällen beginnt die Gültigkeit nach dem Absolvieren einer Ausbildung, wenn eine Person die entsprechenden Qualifikationen erreicht hat. In beiden Fällen legt die Angabe "Gültigkeit Jahre" fest, wie lange diese Berechtigungen oder Vereinbarungen gültig sind, bevor sie erneuert oder überprüft werden müssen.

Bis Monat bezeichnet die Dauer in Monaten innerhalb der Gültigkeit Jahre. Es handelt sich um eine spezifische Angabe, die den Zeitraum in Monaten präzisiert, der innerhalb des festgelegten Gültigkeitsjahres für die Zulassung, Lizenz oder Vereinbarung gilt.

Ein Beispiel für bis Monat innerhalb der Gültigkeit Jahre könnte folgendermaßen aussehen:

Angenommen, eine Lizenz wird für 2 Jahre und 6 Monate vergeben. Die Gültigkeit Jahre beträgt also 2 Jahre, und die bis Monat-Angabe präzisiert, dass die Lizenz für 6 zusätzliche Monate über die 2 Jahre hinaus gültig ist. Das bedeutet, die Lizenz bleibt insgesamt 2 Jahre und 6 Monate gültig, bevor sie erneuert oder überprüft werden muss.

Prüfung auf beschreibt die verschiedenen Zulassungsformen. Diese sind unterteilt in Lizenzen, Dateien, Kennzeichenund Funktionen. Jede dieser Zulassungsformen stellt eine spezifische Art von Berechtigung oder Voraussetzung dar.

Zulassung Lizenzen

Durch die Auswahl Lizenzen öffnet sich ein neues Feld, in dem Sie die zur Zulassung am Seminar notwendigen Lizenzarten auswählen können.

Gültig seit gibt an, ab welchem Zeitpunkt der Lizenzeninhaber die Lizenz bereits besitzt, um bestimmte Berechtigungen oder Anforderungen zu erfüllen. Es handelt sich um eine zeitliche Vorgabe, die festlegt, wie lange die Lizenz bereits in Kraft sein muss, bevor der Inhaber eine bestimmte Tätigkeit ausführen darf oder bestimmte Anforderungen, wie beispielsweise die Teilnahme an einem Seminar, erfüllt sind.

Beispielsweise könnte in einem Seminar die Teilnahme nur für Lizenzinhaber möglich sein, die die Lizenz seit mindestens 6 Monaten besitzen. In diesem Fall würde "Gültig seit" den Zeitpunkt angeben, ab dem diese Lizenz anerkannt wird, und sicherstellen, dass der Lizenzinhaber genug Erfahrung oder Qualifikation durch den Besitz der Lizenz über einen bestimmten Zeitraum hinweg hat.

Zulassung Dateien

Zulassung Dateien bezieht sich auf die Möglichkeit, bestimmte Dateien als Voraussetzung oder Nachweis für eine Zulassung zu verwenden. Diese Dateien können verschiedene Dokumente wie Prüfungszertifikate, Bescheinigungenoder Verträge sein, die für die Zulassung zu einem Seminar, einer Lizenzierung oder einer anderen berechtigten Aktivität erforderlich sind.

Im Kontext einer Anwendung oder eines Systems, in dem Zulassungen verwaltet werden, können diese Dateien hochgeladen, gespeichert und überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente vorhanden sind und den festgelegten Anforderungen entsprechen. Beispielsweise könnte ein Seminar verlangen, dass Teilnehmer bestimmte Zertifikate oder Nachweise einreichen, bevor sie zugelassen werden.

Die Zulassung Dateien stellen also sicher, dass alle notwendigen Unterlagen korrekt erfasst und überprüft werden, um den Zugang zu bestimmten Programmen oder Aktivitäten zu ermöglichen.

Gültig seit für Dateien bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem eine bestimmte Datei oder ein Dokument als gültig anerkannt wird. Es gibt an, ab welchem Datum die Datei oder das Dokument in den Zulassungsprozess aufgenommen oder als Nachweis für eine Zulassung akzeptiert wird.

Zum Beispiel könnte ein Seminar verlangen, dass Teilnehmer ein Zertifikat oder eine Bescheinigung hochladen. Das Gültig seit-Datum für diese Datei würde angeben, ab wann dieses Zertifikat oder diese Bescheinigung für die Teilnahme oder Zulassung gültig ist. Es stellt sicher, dass die Datei nicht veraltet ist und den aktuellen Anforderungen entspricht.

In diesem Zusammenhang dient Gültig seit dazu, die Aktualität und Relevanz der eingereichten Dateien zu überprüfen und sicherzustellen, dass die entsprechenden Nachweise nicht älter sind, als sie für die Zulassung erforderlich sind.

Zulassung Kennzeichen

Kennzeichen sind spezifische Dokumente oder Nachweise, die als Voraussetzungen für eine Zulassung erforderlich sind. Sie dienen der Identifizierung und Überprüfung bestimmter Kriterien, die für die Teilnahme an einem Seminar, einer Lizenzierung oder einer anderen berechtigten Aktivität notwendig sind. Beispiele für Kennzeichen sind der Ehrenkodex, der die Zustimmung zu bestimmten ethischen oder verhaltensbezogenen Richtlinien festhält, die Einverständniserklärung, eine schriftliche Bestätigung, dass der Teilnehmer den Bedingungen oder Anforderungen zustimmt, der Erste Hilfe Kurs, der einen Nachweis dafür darstellt, dass der Teilnehmer einen gültigen Erste-Hilfe-Kurs absolviert hat, und das polizeiliche Führungszeugnis, das die strafrechtliche Unbedenklichkeit des Teilnehmers bestätigt.

Diese Kennzeichen sind oft notwendig, um sicherzustellen, dass der Teilnehmer alle rechtlichen oder sicherheitsrelevanten Anforderungen erfüllt, bevor er zugelassen wird.

Gültig seit für Kennzeichen gibt an, ab welchem Datum ein bestimmtes Kennzeichen, wie zum Beispiel der Ehrenkodex, die Einverständniserklärung, der Erste Hilfe Kurs oder das polizeiliche Führungszeugnis, als gültig und anerkannt betrachtet wird. Es bezeichnet also den Zeitpunkt, an dem der Nachweis oder das Dokument als relevant für die Zulassung akzeptiert wird.

Zum Beispiel könnte ein polizeiliches Führungszeugnis nur dann als gültig betrachtet werden, wenn es innerhalb der letzten 12 Monate ausgestellt wurde. Das Gültig seit-Datum für dieses Kennzeichen gibt an, ab welchem Zeitpunkt das Führungszeugnis gültig ist und somit für die Zulassung verwendet werden kann. Ebenso könnte für einen Erste Hilfe Kurs festgelegt werden, dass das Zertifikat nur gültig ist, wenn es seit weniger als zwei Jahren ausgestellt wurde.

Das Gültig seit-Datum sorgt also dafür, dass nur aktuelle und relevante Kennzeichen für die Zulassung berücksichtigt werden.

Zulassung Funktionen

Zulassung Funktionen definieren zunächst auf verschiedenen Ebenen die Auswahl, zum Beispiel Verband oder Verein, und ermöglichen es im nächsten Schritt, die Funktion auszuwählen, die für die jeweilige Ebene hinterlegt ist. Diese Funktionen sind für die Zulassung zum Seminar dann als Bedingung festgelegt.
Das bedeutet, dass bestimmte Funktionen, die auf den verschiedenen Ebenen wie Verband oder Verein hinterlegt sind, die Voraussetzung für die Zulassung zum Seminar darstellen.
Nur Teilnehmer, die die entsprechenden Funktionen erfüllen, können an dem Seminar teilnehmen.
Diese Funktionen dienen als qualifizierende Bedingungen, die sicherstellen, dass alle Teilnehmer die notwendigen Berechtigungen oder Anforderungen erfüllen.

Gültig seit für Funktionen bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem eine bestimmte Funktion für eine Person oder einen Teilnehmer als gültig anerkannt wird. Es gibt an, ab welchem Datum die Funktion offiziell zugewiesen oder aktiviert wurde und somit als Voraussetzung für eine Zulassung oder Berechtigung zählt.

Im Kontext einer Zulassung zum Seminar könnte zum Beispiel eine Funktion wie „Mitglied im Verband“ oder „Zugang zu speziellen Ressourcen“ nur dann gültig sein, wenn sie seit einem bestimmten Datum aktiv ist. Das Gültig seit-Datum stellt sicher, dass nur diejenigen Teilnehmer zugelassen werden, die die Funktion innerhalb eines relevanten Zeitrahmens erfüllen, und somit die aktualisierten Berechtigungen oder Anforderungen für die Teilnahme am Seminar oder einer anderen Aktivität vorweisen können.

Es verhindert auch, dass veraltete oder nicht mehr gültige Funktionen als Voraussetzung für die Zulassung verwendet werden.

Im Bereich Kennzeichen werden verschiedene Optionen angeboten, die den Status und die Sichtbarkeit einer Zulassung oder eines Kennzeichens im System festlegen.
Anzeige im Internet bedeutet, dass das Kennzeichen für alle sichtbargemacht wird, also öffentlich zugänglich ist und von allen Nutzern des Systems eingesehen werden kann.
Historie sorgt dafür, dass das Kennzeichen als Historie gespeichert wird. Das bedeutet, dass alle Änderungen und die Historie des Kennzeichens im System nachvollziehbar bleiben.
Nachreichen erlaubt ermöglicht es, dass die Zulassung oder das Kennzeichen zu einem späteren Zeitpunkt nachgereicht werden kann, ohne dass dies zu einer Ablehnung oder einem Verlust der Zulassung führt.
Nur zur Info bedeutet, dass die Zulassung keiner Prüfung unterliegt, sondern lediglich zur Information angezeigt wird, ohne weitergehende Anforderungen zu stellen.
Stillgelegt bedeutet, dass das Kennzeichen im System bleibt, aber derzeit nicht aktiv ist.